Spring navigation over
Indhold start

Forenkling af digital post i virksomhedernes e-Boks

Dato17.09.2015
Nummer483

Status: Gennemføres delvist
Implementeret
Læs mere om status

Modtag email når forslag ændrer status

 

Gennemføres ikke

Betyder, at regeringen har valgt ikke at gennemføre forslaget. Regeringen forklarer hvorfor.

Gennemføres delvist

Betyder, at enkelte dele ikke gennemføres eller gennemføres på en anden måde end Virksomhedsforum har foreslået.

Gennemføres

Betyder, at forslaget gennemføres og der iværksættes initiativer for at levere forenkling på området.

Behandles

Betyder, at regeringen er ved at behandle forslaget fra Virksomhedsforum.

 

X

Problem

Når virksomheder modtager digital post fra det offentlige, sker det i flere trin, hvilket øger tidsforbruget i forbindelse med håndteringen af den digitale post. Følgende eksempel illustrerer.

. Virksomheden modtager en e-mail om, at der er kommet ny digital post

Hej

Der er kommet ny post til QUEUE-IT ApS fra:

Danmarks Statistik - REST Besked

Log på e-Boks eller Digital Post for at læse dette dokument.

Husk, at det er vigtigt, at du åbner og læser din post, da der kan være dokumenter, du skal reagere på inden for en tidsfrist.

Med venlig hilsen

e-Boks A/S

2. Virksomheden skal logge på e-Boks, hvor der er følgende besked

Kære Indberetter

Vedhæftet er der en anmodning om indberetning til Serviceydelser

Online indberetning foretages på www.dst.dk/virk

Hvis I har spørgsmål til indberetningen, er I velkomne til at kontakte os på www.dst.dk/sos

Med venlig hilsen

Danmarks Statistik

Virksomhedsindberetninger

***OBS: DENNE MAIL KAN IKKE BESVARES***

3. Virksomheden skal åbne vedhæftning med følgende besked

Indberetning til Serviceydelser, Året 2014.

Jeres virksomhed er udvalgt til at deltage i den lovpligtide undersøgelse af Serviceydelser for It-servicevirksomhed.

Indberetningsfrist: Fristen for jeres indberetning er 18. maj 2015. Indberetningen er lovpligtig i henhold til §§ 8-12a i Lov om Danmarks Statistik. Alle oplysninger bliver behandlet fortroligt og benyttes udelukkende til statistiske formål.

Undersøgelsen: Formålet med undersøgelsen er at belyse udviklingen i omsætning fordelt på produkter og serviceydelser inden for jeres branche. Jeres indberetning er nødvendig for at sikre et dækkende billede af branchen.

Obligatorisk digital: Folketinget har besluttet, at indberetning skal ske via en godkendt digital indberetningsløsning. Hvis I allerede nu indberetter digitalt, vil kravet om digital indberetning ikke indebære ændringer for jer. Læs mere om dette på www.dst.dk/digital

Online indberetning: Gå ind på www.dst.dk/serv og vælg Start indberetning

Indberetning foretages online med NemID medarbejdersignatur. Hvis I ikke allerede har en medarbejdersignatur, kan den bestilles på www.danid.dk - det tager ca. en uge fra bestilling til modtagelse.

Ejere af enkeltmandsvirksomheder har også mulighed for at indberette med NemID til private.

Hent kladde: I kan hente en kladde med spørgsmålene på www.dst.dk/serv, hvor I også kan læse mere om statistikken.

Hvis I har spørgsmål til indberetningen, er I velkomne til at kontakte os på www.dst.dk/sos

Med venlig hilsen

Danmarks Statistik

Virksomhedsindberetninger

Som virksomhed er det uforståeligt, at man ikke blot modtager den relevante information direkte i en e-mail. Digitaliseringsstyrelsen har tidligere anvendt som argument i lignende sager, at e-mail ikke er sikkert nok. Men ovenstående information er tilgængelig på en offentlig hjemmeside og har ikke karakter af følsomme oplysninger.

Forslag

Det foreslås, at virksomheder ved henvendelser fra offentlige myndigheder, der ikke indeholder følsomme oplysninger, får mulighed for at modtage den relevante information som direkte mail, så det ikke er nødvendigt at logge på e-Boks. Som minimum bør informationen i trin 2 ovenfor medtages i den første mail samt inkludere tidsfrist og relevante links.

Informationen kan samtidig sendes til e-Boks, som det sker nu.

Yderligere

Virksomheder har i dag mulighed for at få leveret sin Digitale Post som m/MIMS krypteret e-mail og derved slippe for at logge på med NemID, hver gang der er post. Det er dog ikke alle virksomheder, hvor dette er en reel mulighed pga. de mailsystemer mv. der anvendes.

Forslaget gennemføres delvist.

Digital Post er transportkanalen for meddelelser mellem borgere og virksomheder og offentlige myndigheder. En af styrkerne ved at sende via Digital Post er, at myndigheden som afsender og virksomheden som modtager har sikkerhed for og efterfølgende kan eftervise, at posten er sendt og modtaget til rette modtager. Derudover er det en vigtig del af funktionaliteten, at Digital Post gør opmærksom på, at der er kommet ny post, via adviseringsmailen.

Digital Post-løsningen gør det muligt for virksomheder at hente deres digitale post sikkert til et andet system, f.eks. eget mailsystem. Det kræver dog, at virksomheden har anskaffet en løsning, der kan koble Digital Post-løsningen med eget system.

Forslaget om at modtage meddelelser uden følsomme oplysninger direkte via mail er uhensigtsmæssig, da Digital Post løsningen skal benyttes, når myndigheden har brug for at få vished om, at meddelelsen når frem til rette modtager. Det vil sige, at selvom meddelelsen ikke indeholder følsomme oplysninger, skal afsendende myndighed stadig være sikker på, at meddelelsen når frem, hvilket ikke vil være tilfældet med en mail. Det skyldes, at mail som kanal dels er usikker, og dels at det vil kræve, at myndigheden har og vedligeholder et mail-register, som er en meget omkostningstung opgave. Alternativt kunne man fra Digital Post sikkert videresende meddelelser med ikke følsomme oplysninger. Det forudsætter dog, at der er en opmærkning af de afsendte meddelelser, både i forhold til tidsfrist og indholdets karakter. Denne opmærkning bør bygge på et implementeret klassifikationssystem, der i dag ikke findes på tværs af den offentlige sektor. Det er i dag derfor ikke muligt at adskille meddelelser med følsomme oplysninger, fra meddelelser uden følsomme oplysninger, og det er derfor ikke muligt kun at videresende disse fra Digital Post.

Trin 2 om at indsætte mere information i adviseringsmailen forventes at blive implementeret i løbet af 2016. Dog er links i Digital Post adviseringsmailen ikke muligt, da Digital Post-løsningen og de afsendende myndigheder følger Digitaliseringsstyrelsen anbefalede sikkerhedspolitik på området:https://www.nemid.nu/dk-da/pas_paa_dit_nemid/pas_pa_snyde_e-mails_og_smser/anbefalet_sikkerhedspolitik_for_link_i_e-mail/index.html

Digitaliseringsstyrelsen overvejer på baggrund af forslaget at igangsætte en analyse i forhold til at kunne udarbejde og introducere en klassificering af de offentlige meddelelser. Dette forventes at indgå i analyserne for Næste Generation af Digital Post.

Analysen forventes igangsat i starten af 2016.

Forslaget er implementeret i 2017.

Efter ændringen i Digital Post-løsningen i december 2015 fremgår det nu tydeligere i adviseringsmailen, hvem der har sendt Digital Post til virksomheden, samt hvilken kategori det er, f.eks. Afsender SKAT, kategori: "Ejendomsskattebillet". Virksomheder kan dermed se, hvilken post det drejer sig om, og dermed optimere logins på den digitale postkasse.

Hvis virksomheden har anskaffet en løsning, der kan koble Digital Post-løsningen med eget system, er der også visse muligheder for opmærkning af post, som gør det muligt automatisk at behandle indgående post. Det forudsætter dog, at afsender opmærker post inden afsendelse.

Ultimo 2016 blev der idriftsat en ændring i Digital Post-løsningen, som gør det muligt for virksomheden at sende/besvare post fra eget system. Dette forudsætter, at virksomheden har anskaffet en løsning, der kan koble Digital Post-løsningen med eget system. Der er informeret om de nye muligheder på Virk.dk.