Virksomhedsdokumenter med flere officielle kendetegn

Problem

Når virksomheder handler med udlandet, har de brug for dokumenter på engelsk fra Erhvervsstyrelsen. Det er de dokumenter, der kan vise forretningspartnere i udlandet, at de er en rigtig virksomhed.

Det er virksomhedernes erfaring, at jo længere væk de kommer fra Danmark jo flere stempler og kongekroner på dokumenterne, har de brug for.

”F.eks. har vi lige budt på en aftale i Qatar, og der skal der helst være kongekroner og stempler på, når procurement-afdelingen skal se det. Jo flere jo bedre. Og det skal se officielt ud – helst med dronningens underskrift. Ej, men en leder et eller andet sted. Jo længere væk man kommer fra Danmark, jo flere stempler skal der helst være.” (Partner i softwarevirksomhed)

Forslag

De dokumenter virksomhederne kan købe hos Erhvervsstyrelsen skal fremover fremstå mere officielle og autentiske med troværdighed og autoritet for øje. Eventuelt med mulighed for at vælge mellem forskellige skabeloner og brevpapirer med forskellig grad af stempler/officielle kendetegn på, når de rekvirerer virksomhedsdokumenter hos Erhvervsstyrelsen.

Erhvervsstyrelsen redesigner de dokumenter, forslaget vedrører, hvormed forslaget imødekommes. I redesignet er bl.a. fokus på at sikre, at dokumenterne fremstår troværdige og autentiske.

Erhvervsstyrelsen tilbyder muligheder for at se og rekvirere en række virksomhedsoplysninger fra Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) på Virk Data (data.virk.dk). Man kan via digital selvbetjening bestille udskrifter af dokumenter og certifikater vedrørende virksomheder.

Man kan blandt andet bestille registreringscertifikat og navneændringscertifikat. Disse to certifikater benyttes til at dokumentere virksomhedens registrering i Det Centrale Virksomhedsregister- altså at der er tale om en ’rigtig’ virksomhed, jf. forslaget.

Erhvervsstyrelsen implementerer i foråret 2015 et nyt design af registreringscertifikatet og navneændringscertifikatet. De nye designs skal sikre, at dokumenterne fremstår officielle og troværdige. Dokumenterne indeholder virksomhedens oplysninger, angivelse af certifikattype, Erhvervsstyrelsens logo, sagsbehandlerens underskrift og et vandmærke. Dokumenterne er desuden påsat oblat. Dokumenterne kan rekvireres på både dansk og engelsk.

Det forventes, at det nye design af registreringscertifikatet implementeres i april 2015, mens redesignet af navneændringscertifikatet implementeres snarest muligt herefter.

Forslaget er implementeret i 2015

Registreringscertifikater og navneændringscertifikater er redesignet, så de fremstår mere troværdige.

Certifikaterne indeholder virksomhedens oplysninger, angivelse af certifikattype, Erhvervsstyrelsens logo, sagsbehandlerens underskrift og et vandmærke. Certifikaterne er påsat oblat, og kan rekvireres på både dansk og engelsk.

Initiativet forventes at spare tid for virksomhederne, idet udenlandske samarbejdspartneres eventuelle tvivl om dokumenternes rigtighed formodes reduceret.