Mere klar kommunikation fra det offentlige efter opstart

Problem

Som iværksætter oplever man forvirring over kommunikationen fra det offentlige efter man har oprettet sin virksomhed og hvilken betydning informationen konkret har for virksomheden.

Eksempler: Nedenfor er tre mails fra Skat sendt samtidig efter oprettelse, som virksomhederne ikke oplever som selvforklarende og skaber mere forvirring end klarhed:
-----------------
Din virksomhed er blevet tilmeldt Liste
Registreringen for din virksomhed, cvr-/se-nr 35xxxxxx, er blevet ændret.
Hvis du vil se, hvordan din virksomhed er registreret, kan du logge på TastSelv Erhverv med NemID.
Læs mere om frister og om, hvordan du indberetter, på SKATs hjemmeside:
Obligatorisk digital indberetning
Betaling og frister
Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at ringe til os på telefon 72 22 18 18. Tast 2 for Virksomhed - tast 1 for TastSelv. Du kan ikke kontakte SKAT ved at svare på denne mail.
Med venlig hilsen
SKAT
-----------------
Din virksomhed er blevet tilmeldt MomsRefusion
Registreringen for din virksomhed, cvr-/se-nr 35xxxxxx, er blevet ændret.
Hvis du vil se, hvordan din virksomhed er registreret, kan du logge på TastSelv Erhverv med NemID.
Læs mere om frister og om, hvordan du indberetter, på SKATs hjemmeside:
Obligatorisk digital indberetning
Betaling og frister
Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at ringe til os på telefon 72 22 18 18. Tast 2 for Virksomhed - tast 1 for TastSelv. Du kan ikke kontakte SKAT ved at svare på denne mail.
Med venlig hilsen
SKAT
---------------
Din virksomhed er blevet tilmeldt Moms
Registreringen for din virksomhed, cvr-/se-nr 35xxxxxx, er blevet ændret.
Hvis du vil se, hvordan din virksomhed er registreret, kan du logge på TastSelv Erhverv med NemID.
Læs mere om frister og om, hvordan du indberetter, på SKATs hjemmeside:
Obligatorisk digital indberetning
Betaling og frister
Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at ringe til os på telefon 72 22 18 18. Tast 2 for Virksomhed - tast 1 for TastSelv. Du kan ikke kontakte SKAT ved at svare på denne mail.
Med venlig hilsen
SKAT
---------------

Forslag

Der bør foretages et servicetjek af kommunikationen fra det offentlige til virksomheder i forbindelse med opstart, herunder af de nævnte eksempler fra SKAT samt fra Erhvervsstyrelsen ifm registrering.

Kommunikationen bør gøres meget mere overskuelig og forståelig. Det bør være helt klart hvilke pligter man har, som følge af de mails/breve man får og hvilken betydning de har for virksomheden.

Der bør desuden foretages en screening af, hvilke myndigheder der ellers sender information til virksomheder efter opstart med henblik på at sikre koordinering og klar kommunikation.

Besvaret februar 2017.

Registrering eller ændring af virksomhed sker ved hjælp af selvbetjeningsløsninger på Virk.dk. Bag ved selvbetjeningsløsningerne sker den egentlige registrering af oplysninger i forskellige fagsystemer hos relevante myndigheder (primært Erhvervsstyrelsen og SKAT). Fagsystemerne er bygget til at håndtere mange forskellige registreringsmuligheder og den udgående kommunikation fra systemerne dækker i flere tilfælde forskellige registreringsforløb. Når brugerne oplever forvirrende kommunikation fra SKAT i forbindelse med registrering af forskellige typer afgifter og skatter, så skyldes det, at det bagvedliggende system både håndterer nye oprettelser og ændringer. Erhvervsstyrelsen og SKAT er opmærksom på de kommunikationsmæssige uhensigtsmæssigheder og tilstræber løbende at forbedre registreringsforløbene.

Det kan oplyses, at SKAT har igangsat en kortlægning af relevante adviseringsmails (blandt andet eksemplerne fra Virksomhedsforum), som bl.a. anvendes i forbindelse med start af virksomhed. Det kan endvidere oplyses, at SKAT i første halvår af 2016 har kortlagt kunderejsen for nyregistrerede virksomheder med henblik på indsamling af viden om brugen af systemerne. Det skal dertil bemærkes, at det i regi af den nye Fælles Offentlige Digitaliseringsstrategi (2016-2020) er taget initiativ til at skabe mere sammenhængende brugerrejser i forbindelse med digital registrering af virksomhed.

Erhvervsstyrelsen inddrager i øvrigt altid brugerne, når der udvikles registreringsløsninger og gennemfører flere brugervenlighedstests undervejs i forløbet med henblik på at gøre nemmere og enklere for brugerne at anvende registreringsløsningerne. Erhvervsstyrelsens løsninger følger god praksis for design af registreringsløsninger og de skal desuden bestå den fællesoffentlige brugertest, der skal sikre høj brugervenlighed. En ny og forbedret løsning til registrering af virksomhed bestod eksempelvis testen i februar 2016. Dertil arbejder ERST løbende på at sikre at informationen i og omkring løsningerne er forståelige og lever op til brugernes behov.

Forslaget er implementeret i 2017.

Det kan oplyses, at SKAT har igangsat en kortlægning af relevante adviseringsmails (blandt andet eksemplerne fra Virksomhedsforum), som bl.a. anvendes i forbindelse med start af virksomhed. Det kan endvidere oplyses, at SKAT i første halvår af 2016 kortlagte kunderejsen for nyregistrerede virksomheder med henblik på indsamling af viden om brugen af systemerne. Det skal dertil bemærkes, at der i regi af den nye Fælles Offentlige Digitaliseringsstrategi (2016-2020) er taget initiativ til at skabe mere sammenhængende brugerrejser i forbindelse med digital registrering af virksomhed.

Erhvervsstyrelsen inddrager i øvrigt altid brugerne, når der udvikles registreringsløsninger, og gennemfører flere brugervenlighedstests undervejs i forløbet med henblik på at gøre nemmere og enklere for brugerne at anvende registreringsløsningerne. Erhvervsstyrelsens løsninger følger god praksis for design af registreringsløsninger, og de skal desuden bestå den fællesoffentlige brugertest, der skal sikre høj brugervenlighed. En ny og forbedret løsning til registrering af virksomhed bestod eksempelvis testen i februar 2016. Dertil arbejder ERST løbende på at sikre, at informationen i og omkring løsningerne er forståelige og lever op til brugernes behov.