Elektroniske eksportcertifikater i fødevarebranchen

Nuværende problem

Processen omkring udarbejdelse af danske eksportcertifikater ved eksport af fødevarer er langsommelig og dyr for virksomhederne, da certifikaterne laves i papirform og skal flyttes i fysisk tilstand (med post, kurerer eller taxa) fra produktionsstederne til udlæsningsstedet – nogle gange endog via Fødevarestyrelsen.

Certifikatprocessen i dag:

• Registrering og godkendelse som eksportør ved kontrolenhed (ved hvert nyt marked)
• Bestilling af nummereret vandmærkepapir med FVST-logo til brug for print af eksportcertifikater
• Nummereret vandmærkepapir til print af eksportcertifikater modtages med post. Aflåst opbevaring og nedskrivelse af procedure
• Udfyldning af skabelon på fødevarestyrelsens hjemmeside og print på nummeret vandmærkepapir – post til Fødevarestyrelsen/kontrolenhed
• Underskrift hos Fødevarestyrelsen/kontrolenhed
• Virksomheden modtager eksportcertifikat retur og vedlægger/eftersender eksportcertifikat
• Ved eksport af kød skal certifikatet altid retur til den certifikatudstedende virksomhed for at få påført et embedsstempel ved den kontrollerende myndighed

I dag oplever virksomheder at bruge en stor mængde tid på at udfylde og behandle eksportcertifikater. Nogle virksomheder med daglig eksport oplever at bruge fuldtidsstillinger på at behandle og håndtere eksportcertifikatprocedurer og kommunikation med fødevaremyndighederne. Et certifikat behandles ideelt set på ca. 3-4 dage. Denne proces kan forlænges af flere omgange og i flere led i processen.

Eksempelvis kan et lastbil-/containernummer være ændret i sidste øjeblik, så certifikatet skal ændres og underskrives på ny (større virksomheder har en kurér, der kører ud til fødevaremyndigheden med hastesager) eller der kan være fejl i certifikatet, der kræver flere postgange frem og tilbage mellem virksomhed og fødevaremyndighed. Endelig kan et certifikat gå i stykker i printeren eller blive printet forkert. Det kan være årsag til udskydelser af afsending. Nogle virksomheder oplever at være nødt til at have ekstra lagerplads for at opbevare eventuelt forsinkede afsendinger.

Berørte virksomheder

Alle fødevarevirksomheder, der eksporterer fødevarer og/eller fødevarekontaktmaterialer.

Forslag

Det foreslås, at der arbejdes for, at certifikaterne fremover gøres elektroniske. Der bør endvidere arbejdes for at gøre løsningen til en mobilt digital løsning, der i første omgang opererer digitalt, men med mulighed for at udføre eller overføre elementerne til papirbårne trin. Det vil sige, at løsningen bliver digital, så den kan overleveres digitalt mellem de forskellige interessenter (afsender, Fødevarestyrelsen, modtager, etc.) for de interessenter, hvor det er muligt. Det foreslås, at gøre al håndtering af certifikaterne digitale (og mobilbårne) fra led 1-6. Det digitale eksportcertifikat, skal give mulighed for at skrive og ændre oplysninger elektronisk.

Derudover skal en eventuelt digital løsning også afprøves med små og nystartede virksomheder, så der indhentes viden om disse virksomheders processer i hverdagen.

For at alle led i processen kan digitaliseres bør Fødevarestyrelsen i deres forhandlinger af nye certifikater undersøge hvorvidt et tredje land har mulighed for og kan anerkende digitale certifikater, samt hvilke officielle kendetegn en digital udgave skulle bære.

Yderligere

Der kan bygges videre på erfaringerne fra Fødevarestyrelsens pilotprojekt på området.

Fødevarestyrelsen udsteder eksportcertifikater for danske fødevarer til myndigheder i modtagerlandene, når der er krav om dette i modtagerlandet. Certifikater betragtes som bilaterale aftaler mellem de to lande, hvor Fødevarestyrelsen ved udstedelsen garanterer for, at den forsendelse der er beskrevet i certifikatet, overholder de aftalte krav.

Fødevarestyrelsen har – sammen med NaturErhvervstyrelsen – iværksat et pilotprojekt, hvor der arbejdes for at digitalisere ansøgningsprocessen. En digitalisering vil betyde, at eksportørerne kan udfylde og afsende certifikaterne digitalt. Muligheden for udstedelse af reelle elektroniske certifikater direkte til myndigheder i 3. lande ligger ude i fremtiden, da der ikke eksisterer internationalt anerkendte systemer, der kan håndtere elektroniske certifikater. Derfor vil denne mulighed afhænge af, at der indgås bilaterale aftaler mellem Danmark og de enkelte modtagerlande og naturligvis også af, at de nødvendige digitale platforme hos afsender og modtager kan kommunikere. Derfor forventes det, at der fortsat vil være behov for papircertifikater.
En digitalisering vil sandsynligvis betyde, at håndteringen af vandmærkepapiret flyttes fra den enkelte eksportør til Fødevarestyrelsen, som udsteder certifikaterne i papirform. Branchen vurderer selv, at der er et besparelsespotentiale hos erhvervet på ca. 50 mio. kr./år.

Det vil stadig være en forudsætning for certifikatudstedelse, at eksportøren har angivet alle relevante oplysninger om forsendelsen førend, at Fødevarestyrelsen må udstede certifikatet, ligesom der stadig vil være behov for, at der udføres forseglinger af eksporter af myndigheden.

Men en digitalisering af ansøgningsprocessen vil betyde, at virksomhederne ikke skal sende/køre med papircertifikaterne til underskrift. Processen vil dermed forenkles betydeligt.

Fødevarestyrelsen følger i dag internationale (Codex) anbefalinger omkring udstedelse af certifikater fx at certifikater skal udstedes på specielt papir for at sikre mod svindel med fødevarer. Fødevarestyrelsen kan kun udstede certifikater, når Fødevarestyrelsen har fået alle oplysninger om forsendelsen og kan kontrollere, at certifikatet er korrekt udfyldt. Dette gælder også oplysninger som fx containernummer og plombe-nummer, hvis modtagerlandet stiller krav om, at dette skal være angivet i certifikatet.

I praksis udsteder Fødevarestyrelsen certifikater på baggrund af, at virksomhederne har indført egenkontrol, kontrollen med at denne bliver overholdt samt stikprøvekontrol af konkrete forsendelser.

I dag findes certifikaterne på Fødevarestyrelsens hjemmeside i skrive bare pdf-versioner, som virksomhederne kan downloade. Virksomhederne har mulighed for at rekvirere det specielle, nummererede certifikatpapir til opbevaring og brug i virksomheden. Når virksomheden har alle oplysninger omkring en konkret forsendelse kan de udfylde certifikatet, printe og enten sende eller aflevere hos Fødevarestyrelsen til udstedelse. Et færdigudfyldt certifikat kan normalt afleveres inden kl. 10 og afhentes igen efter kl. 14 i den lokale fødevareenhed. Certifikater, der er modtaget med post udstedes og afsendes normalt samme dag, hvis det i øvrigt er færdigudfyldt og der ikke er spørgsmål til afklaring. Hvis der er krav om, at Fødevarestyrelsen skal lave en officiel forsegling af en container, kræver dette, at en medarbejder fra Fødevarestyrelsen tager ud på virksomheden for at påsætte plomben. Og først når dette er gjort, kan certifikatet afstemples og udleveres til eksportøren.

Pilotprojektet med beskrivelse af nye forretningsgange og kravspecifikationer forventes afsluttet medio 2015. Der vil herefter skulle tages endelig stilling til evt. gennemførelse af projektet

Status juli 2018.

Forslaget forventes implementeret med udbud i 2018 og systemudvikling i 2019. Det forventes, at systemet tages i brug i 2020.

Det er besluttet, at projektet Digitale Exportcertifikater (DIX) gennemføres på baggrund af kravsspecifikationerne fra pilotprojektet om Elektroniske Certifikater. Beslutningen om at gennemføre initiativet betyder, at eksportører af fødevarer samt andre landbrugsprodukter fremover vil kunne oprette og sende deres ansøgninger om eksportcertifikater digitalt og dermed spare manuelle processer. Det vil også give mulighed for en ny og mere enkel organisering af opgavevaretagelsen hos Fødevarestyrelsen. Projektet forventes gennemført med delvis statsfinansiering af udviklingsomkostninger og delvis gebyrfinansiering. Erhvervet har selv estimeret, at en digitalisering af certifikatansøgninger vil medføre en årlig administrativ byrdelettelse på 3,1 mio. kr. årligt. Dertil kommer de samfundsmæssige gevinster, som vil bidrage til yderligere gevinster, primært i form af reduktion af administrative byrder for erhvervet samt ensartede sagsbehandlingsprocedurer af ansøgninger uanset virksomhedens placering. Et digitalt system vil også åbne for, at Fødevarestyrelsen kan imødekomme krav fra tredjelande om udveksling af digitale certifikater direkte mellem myndigheder samt adgang til dataudtræk fx over tredjelandskrav for bestemte produkter.

Da projektomkostningerne overstiger 10 mio. kr., skal projektet først godkendes af Statens IT-råd, før Fødevarestyrelsen må udarbejde materiale til udbud. Udbud og valg af leverandør forventes gennemført i 2018. Udvikling af selve systemet forventes i 2019 og udrulning i 2020.