Forpligt offentlige myndigheder til at bruge den digitale postkasse

Problem

Det er nu knap et år siden, at alle virksomheder blev pålagt at oprette en digital postkasse til modtagelse af post fra offentlige myndigheder. Virksomhederne har derfor indrettet deres arbejdsgange og systemer til at kunne håndtere posten fra det offentlige digitalt frem for som traditionelle breve. Men der ikke desto mindre stadig en række offentlige myndigheder, herunder SKAT, som fortsat sender post til virksomhederne på traditionel vis.

Det er uholdbart, at virksomhederne har været tvunget til at ændre deres systemer og arbejdsgange, men at de offentlige myndigheder stadig ikke har ændret på deres. Det koster virksomhederne ekstra tid, at de skal opretholde to forskellige systemer for håndtering af post fra offentlige myndigheder.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder og foreninger er berørte.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at alle offentlige myndigheder får en frist til at omstille sig til udelukkende at bruge den digitale postkasse til kommunikation med virksomhederne.

I modsætning til hvad der var tilfældet for de private virksomheder, så er de offentlige myndigheder ikke forpligtiget til at anvende den digitale postkasse. Det er regeringens ambition, at de skal anvende den, og at de på sigt udelukkende skal bruge den. Men det går ikke hurtigt nok, og der er ikke fastsat nogen frist for, hvornår de offentlige myndigheder skal være fuldt overgået til brug af den digitale postkasse. De offentlige myndigheder har på nuværende tidspunkt haft et år mere end virksomhederne til at omstille sig.

Yderligere oplysninger

Øget digitalisering er et skridt på vejen mod højere produktivitet og vil også medvirke til konkrete besparelser både i det offentlige og hos virksomhederne. Men de forventede besparelser i det offentlige såvel som hos det private ifm. indførelsen af den digitale postkasse indtræder først, når de offentlige myndigheder også bruger den fuldt ud.

Der foreligger ifølge Erhvervsstyrelsen ikke nogle oversigter over, hvor mange offentlige myndigheder som anvender/ikke anvender den digitale postkasse i dag, og hvor langt de er i overgangen fra alm. til digital post. Vi ved dog fra konkrete eksempler, at SKAT stadig sender en række virksomhedsrettede breve via almindelig post.

Lov nr. 528 af 11. juni 2012 om Offentlig digital post

Regeringen er enig i, at offentlige myndigheder i højere grad bør anvende den digitale postkasse, når de kommunikerer med virksomhederne.

Ifølge lov om Offentlig Digital Post er myndigheder berettigede til at sende Digital Post til virksomheder, men de har ikke en pligt til at sende Digital Post, ligesom virksomhederne heller ikke pålægges en pligt til at henvende sig til myndighederne via Digital Post.

Dog er der i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi en målsætning om, at al relevant kommunikation skal være fuld digital, og derfor også en forventning om at myndighederne omstiller deres kommunikation. Dette er ikke ensbetydende med, at myndighederne er forpligtede til altid at anvende Digital Post som digital forsendelseskanal, da der vil være kommunikation, som i konkrete tilfælde egner sig bedre til andre digitale kanaler. Derfor kan myndighederne vælge at opfylde målsætningen på andre måder, fx ved at sende mails eller ved at anvende selvbetjeningsløsninger.

Når det er sagt, er det naturligvis en berettiget forventning fra virksomhederne, at de modtager post i den digitale postkasse.

SKAT anvender således også Digital Post til virksomheder, og har gjort det siden slutningen af 2013. De fleste af erhvervssystemernes større udsendelser sendes i dag som digital post. Der er dog enkelte typer, som endnu afventer omlægning til Digital Post, ligesom der vil være forsendelser, som ikke kan sendes digitalt. For eksempel kan registreringsattester fra DMR ikke sendes via Digital Post, da det jf. Rådets Direktiv om registreringsdokumenter for motorkørertøjer (1999/37/EF), skal være beskyttet mod forfalskning med fx vandmærke. Det er SKATs klare målsætning at benytte den digitale postkasse i videst mulig omfang.

Regeringen vil i 2015 foretage en vurdering af målopfyldelsen for obligatorisk digital kommunikation mellem virksomhederne og det offentlige med henblik på, at følge op på hvorvidt den fællesoffentlige digitaliseringsstrategis ambition for digitaliseringen af kommunikationen mellem virksomheder og det offentlige er blevet indfriet. I forlængelse heraf vurderes behovet for yderligere initiativer over for myndighederne, herunder for hvorvidt, der er behov for at forpligte myndighederne til at sende relevant kommunikation digitalt.

Det forventes, at rammerne for den fremtidige digitale kommunikation mellem virksomhederne og det offentlige afklares i regi af den næste fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020.

Status juli 2018.

Nærmere analyse om fortsat at understøtte og forpligte de offentlige myndigheders omstilling til at anvende Digital Post-løsningen og hvordan, forventes at indgå i analyser i regi af initiativ 1.5 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020. Målet med disse analyser er at sikre en øget digital og effektiv forsendelse af meddelelser fra offentlige myndigheder til borgere og virksomheder, hvor det er muligt. Effekterne af en øget anvendelse er, at virksomhederne modtager deres digitale post via færre kanaler, i og med den fysiske post efterhånden bliver udfaset, hvor det kan lade sig gøre.

Der er i initiativet lagt op til, at der i forlængelse af analysen kan træffes beslutning om, hvorvidt myndighederne kan forpligtes på målsætningen om at sende meddelelser digitalt. Igangsættelse af analyserne er udskudt på grund af prioritering af øvrige initiativer i strategien og ikke mindst gennemførelse af udbud af Digital Post-løsningen. Analysefasen forventes gennemført i 2018.

Status på de offentlige myndigheders anvendelse af Digital Post er, at der fortsat sker en stigning i antal forsendelser: I 2016 blev der sendt 112,6 mio. forsendelser. Året før var det tal 86,5 mio. Digital Post forsendelser. I 2017 peger det i retningen af, at offentlige myndigheder runder de 120 mio. forsendelser via Digital Post. Udviklingen vidner om myndighedernes fortsatte omlægning af papirpost til Digital Post og en stigende anvendelse af løsningen.