Spring navigation over
Indhold start

Opbevaringspligt af bilag i udlandet - formatkrav til elektroniske arkiver

Dato18.06.2014

Status: Gennemføres
Implementeret
Læs mere om status

Modtag email når forslag ændrer status

 

Gennemføres ikke

Betyder, at regeringen har valgt ikke at gennemføre forslaget. Regeringen forklarer hvorfor.

Gennemføres delvist

Betyder, at enkelte dele ikke gennemføres eller gennemføres på en anden måde end Virksomhedsforum har foreslået.

Gennemføres

Betyder, at forslaget gennemføres og der iværksættes initiativer for at levere forenkling på området.

Behandles

Betyder, at regeringen er ved at behandle forslaget fra Virksomhedsforum.

 

X

Problem

Der mangler i dag en definition af format-kravet på de elektroniske arkiver (dvs. i hvilket dataformat arkiverne opbevares, herunder om der eksempelvis kan benyttes pdf-format, jf. nedenfor), herunder hvad der eksempelvis er et semi-svagt format, og hvilke krav der er hertil. Mange virksomheder finder i dag inspiration i momsreglerne – særligt momsbekendtgørelsen.

Berørte virksomheder

Virksomheder, der har opnået tilladelse til at opbevare data / bilag i udlandet.

Evt. forslag til løsning

Det foreslås, at forholdet overvejes, og at der i dialog med en række af de virksomheder, som allerede i dag har en tilladelse, udstikkes nogle brede rammer, eksempelvis i form af en vejledning.

F.eks. har en virksomhed haft en lang dialog med myndighederne omkring PDF. PDF-dokumenter defineres i den aktuelle virksomhed som et semi-svagt format. Det er ikke et stærkt format, da man med lethed kan downloade software, der kan konvertere PDFer til et redigérbart format, men det er i givet fald tale om en bevidst handling. Man kan ikke uforvarende komme til at ændre en PDF – det gør man med vilje (modsat excel, word eller access, som er svage formater, og som derfor i den aktuelle situation slet ikke må bruges som regnskabsdokumenterende materiale-format).

Virksomheden har fået lov til at bruge PDF, hvis it-afdelingen eller andre ansvarlige samtidig sørger for at etablere kompenserende kontroller, der kan sikre, at PDF’erne ikke kan blive ændret, efter at de er etableret/arkiveret. Denne tilgang er inspireret af momsbekendtgørelsen, hvor der er forsøgt at tage højde for disse format-problematikker, men usikkerheden opstår i og med, at momsbekendtgørelsen ikke gælder for al bogføringsmateriale, og at momsbekendtgørelsen med virkning fra 2013 tillod at bruge PDF som format.

En løsning kan derfor også være, at en vejledning forlænger momsbekendtgørelsens anvendelse til at omfatte bilagsmateriale opbevaret i udlandet

Der stilles i dag ikke krav om format til elektroniske arkiver. Det er den enkelte virksomheds ansvar og de interne kontroller i den pågældende virksomhed, der skal sikre, at regnskabsmateriale opbevares, så det ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes samt sikres mod fejl og misbrug, jf. bogføringslovens § 6, stk. 1.

Regeringen forventes at fremsætte lovforslag om ændring af bogføringsloven i november 2014. Formålet med lovforslaget er blandt andet, at give danske virksomheder mulighed for at opbevare regnskabsmateriale i elektronisk form i udlandet uden forudgående ansøgning om dispensation og afskaffe den nuværende dispensationsordning.

Såfremt forslaget til ændring af bogføringsloven bliver vedtaget af Folketinget i folketingsåret 14/15, vil Erhvervsstyrelsen tage initiativ til at udarbejde en vejledning om formatkrav til elektroniske arkiver.

Erhvervsstyrelsen vil tage initiativ til at udarbejde en vejledning i løbet af 2015, hvis det kommende lovforslag til ændring til bogføringsloven bliver vedtaget i Folketinget.

Forslaget er implementeret i 2017.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet udkast til et supplement til Bogføringsvejledningen. Udkastet har været drøftet medio december 2017 på møde i Regnskabsrådet, som er Erhvervsstyrelsens rådgivende organ på regnskabsområdet. På baggrund af Regnskabsrådets tilbagemeldinger vil Erhvervsstyrelsen foretage enkelte tilpasninger i vejledningen, der forventes offentliggjort primo 2018.

Vejledningen forventes at bidrage til, at virksomhederne i højere grad kan finde nyttig vejledning om mere praktiske spørgsmål i relation til, hvordan bogføringslovens regler om opbevaring af regnskabsmateriale skal forstås.