Mulighed for at rekvirere visse udskrifter fra www.cvr.dk og ERST på engelsk

Problem

Danske virksomheder, der driver virksomhed i udlandet, bliver i udlandet ofte mødt med krav om dokumentation for, at virksomheden eksisterer lovligt og, hvem der er tegningsberettigede.

Dokumentationen skal have officiel karakter, være på et sprog, der tilfredsstiller rekvirenten, og skal ofte også forsynes med Apostille fra Udenrigsministeriet (UM).

Engelsk accepteres bredt (om end ikke altid), mens dansk aldrig accepteres udenfor Skandinavien. Det kan både være udenlandske samhandelspartnere og myndigheder, der kræver dokumentationen.

Officiel dokumentation fås normalt ved at rekvirere et underskrevet ”Sammenskrevet resumé” eller ”Tegningsudskrift” fra Erhvervsstyrelsen via www.cvr.dk., få udskriften oversat af en autoriseret translatør og – hvis det er påkrævet - derefter få Apostille hos UM. Nogle gange kan en ikke-underskrevet ”Selskabsrapport” oversat til engelsk være nok.

I dag kan de nævnte udskrifter kun fås på dansk. Det betyder, at udskriften efterfølgende skal oversættes af en autoriseret translatør, før virksomheden (evt. efter Apostille hos UM) kan bruge udskriften overfor den udenlandske rekvirent. Dette tager både tid og koster penge.

Det ville således være en byrdelettelse for danske virksomheder, hvis de nævnte udskrifter kan fås på engelsk direkte fra www.cvr.dk / Erhvervsstyrelsen.

Berørte virksomheder

Virksomheder som skal dokumentere eksistens, ejerforhold og/eller tegningsberettigede overfor udenlandske samhandelspartnere og myndigheder, f.eks. eksportvirksomheder, virksomheder med udenlandske samhandelspartnere (f.eks. leverandører), virksomheder der køber aktier eller selskaber i udlandet, m.m. Anvendes ofte i forbindelse med legal opinions, der f.eks. afgives i forbindelse med aftaleindgåelse.

Forslag

Oplysningerne til ”Sammenskrevet resumé”, ”Tegningsudskrift” og ”Selskabsrapport” genereres i dag automatisk baseret på registrerede oplysninger i Erhvervsstyrelsens it-system.

Stort set alle oplysninger er tal, navne, ”ja”/”nej” eller standardoplysninger med få valgmuligheder (fx ”selskaber er normalt”, ”Selskabet er opløst ved spaltning” osv.), som nemt ville kunne leveres på engelsk.

På sigt bør det også overvejes, om oversættelsesmaskiner vil kunne gøre det betryggende at tilbyde ”Fuldstændige udskrifter” på engelsk.

Yderligere

Den relevante lovregulering er lov nr. 653 af 15/06/2006 om Det Centrale Virksomhedsregister, hvor Erhvervs- og Vækstministeriet (Erhvervsstyrelsen) er relevant myndighed. Ændringen kræver formentlig ingen lovændring, men ville kunne holdes inden for hjemlen i lovens § 20.

Forslaget gennemføres delvist.

Erhvervsstyrelsen udvikler pt. et nyt IT-system, der afløser det nuværende cvr.dk og de udskrifter, som forslaget vedrører. I udviklingen af det nye system er der blandt andet fokus på at forbedre udskrifterne.

Forslaget imødekommes delvist. Dette sker i to faser, der følger udviklingen af det nye IT-system:

I første fase sikres det, at udskrifterne kan hentes med engelske overskrifter og kategorier. Det nye system vil være udviklet og tilgængeligt medio 2015. Indholdet i felterne forbliver på dansk, da enkelte felter i de nuværende udskrifter om selskaberne ikke kan oversættes entydigt. Det gælder fritekstfelter om eksempelvis et selskabs formål, som indeholder forskellig tekst fra selskab til selskab. En oversættelse af disse fritekstfelter kan udgøre et juridisk problem, idet betydningen af fritekster på begge sprog skal være juridisk identisk.

Selskaberne skal derfor fortsat selv oversætte indholdet, men ikke overskrifter og kategorier.

I anden fase analyseres mulighederne for at oversætte yderligere indhold i CVR, og om der på den baggrund kan sammensættes nye udskrifter, som skaber værdi for virksomhederne.

Forslaget er implementeret.

Erhvervsstyrelsen har fra ultimo 2014 overflyttet Det Centrale Virksomhedsregister, som tidligere kunne findes på cvr.dk, til CVR på Virk (data.virk.dk). På CVR på Virk er det muligt for brugeren selv at bestemme, hvilke data der skal udskrives, ligesom det er muligt at lade Erhvervsstyrelsen signere data digitalt.

Fra oktober 2015 kan udskrifter med engelske overskrifter og kategorier hentes på CVR på Virk. Noget indhold i felterne er fortsat på dansk. Det gælder fx fritekstfeltet om selskabets formål og selskabets tegningsregel.

Erhvervsstyrelsen vil løbende se på, om yderligere indhold på Virk Data kan oversættes til gavn for virksomhederne.

Initiativet vil reducere virksomhedernes udgifter til oversættelse idet udskrifter med engelske overskrifter og kategorier kan hentes direkte på CVR på Virk.

Initiativet vil spare tid da CVR’s tilgængelighed øges for engelsksprogede brugere.