Forenkling af procedurer ved ansættelse af elever

Nuværende problem

Udfyldelse af en række lovpligtige blanketter til opnåelse af refusion ved ansættelse af elever er en væsentlig hindring for virksomheders motivation at ansætte elever.

Ved ansættelse af en voksenelev (>25 år) skal der således søges særskilt om AER-refusion på en pdf-blanket. Dette kunne med fordel ske automatisk som ved ordinære elever (<25 år).

Ved udbetaling af befordringstilskud for elever – udfyldelse og bekræftelse af oplysninger – bør beregning og udbetaling ske automatisk som ved VEU-godtgørelse og –befordring.

Berørte virksomheder

Samtlige virksomheder, der ansætter elever, uanset branchetilknytning.

Forslag

Afskaffelse af særlig blanket til ansøgning om lønrefusion ved voksenelever – bør udbetales automatisk som ved ordinære elever.

Udbetaling af befordringstilskud bør ske automatisk ved udbetaling af lønrefusion ud fra de formelle oplysninger om skole, evt. indkvartering samt arbejdssted/bopæl.

Det foreslås at forenkle udbetalingsterminer og processer betydeligt.

Yderligere oplysninger

Arbejdsgivernes Elevrefusion (AER).

Besvaret februar 2017.

Forslaget gennemføres delvist.

Vedr. Afskaffelse af særlig blanket til ansøgning om lønrefusion ved voksenelever

Den særlige blanket til ansøgning om lønrefusion ved voksenelever er afskaffet. Blanketten blev i slutningen af 2013 erstattet af en digital løsning, hvor arbejdsgiveren alene skal afgive oplysning om elevens løn én gang via AUB’s digitale selvbetjeningssider.

Det er fortsat en forudsætning for udbetaling af den højere lønrefusion for voksenelever, at eleven modtager løn svarende til minimumslønnen for en ufaglært arbejder på området. Voksenelevsatsen er betydeligt højere end lønrefusionssatserne for ordinære elever, fordi den afspejler og skal kompensere arbejdsgiveren for et højere lønniveau hos voksenelever. Det er derfor stadig nødvendigt at få dokumenteret, at eleven rent faktisk er sikret en voksenløn.

Oplysningen om voksenelevens løn er imidlertid ikke tilgængelig hos andre end arbejdsgiveren, og AUB er ikke bekendt med, at disse oplysninger foreligger i elektronisk form, så de kan benyttes i sagsbehandlingen. Endvidere er det et krav, at arbejdsgiver fortæller AUB, hvis arbejdsgiveren modtager offentlige tilskud til elevens ansættelse fra anden side (dette krav gælder både i relation til ordinære elever og voksenelever). Herudover er det for voksenelever uden grundforløb og praktik (den såkaldte EUV1) et krav, at eleverne skal have haft 3 måneders forudgående fuldtidsansættelse hos deres arbejdsgiver, før arbejdsgiveren opnår ret til lønrefusion og befordringsgodtgørelse. Disse oplysninger skal arbejdsgiver i dag afgive i AUB’s digitale selvbetjeningsløsning, og arbejdsgiver informeres herom i AUB’s orienteringsbreve.

Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling er i færd med at planlægge en videreudvikling af den digitale udgave af uddannelsesaftalen, der er ved at blive implementeret. I den forbindelse vil ministeriet og AUB se på mulighederne for en løsning, hvor arbejdsgiveren afgiver supplerende oplysninger til brug for beregning og udbetaling af lønrefusion for voksne i umiddelbar forbindelse med indgåelse af uddannelsesaftalen. En sådan løsning vil dog kun kunne omfatte oplysninger, som er objektivt konstaterbare på tidspunktet for indgåelsen af uddannelsesaftalen.

Vedr. Udbetaling af befordringstilskud samtidig med udbetaling af lønrefusion

AUB overgik til automatisk udbetaling af befordringstilskud sammen med lønrefusion i foråret 2014. AUB udbetaler 80 % af det befordringsbeløb, skolen har oplyst som udgiften til billigste offentlige transportmiddel. Arbejdsgiveren har dog pligt til at oplyse AUB, hvis arbejdsgiveren har afholdt en lavere udgift end den, AUB har fået oplyst af skolen.

Status juli 2018.

Vedr. Afskaffelse af særlig blanket til ansøgning om lønrefusion ved voksenelever
Den særlige blanket til ansøgning om lønrefusion ved voksenelever blev i slutningen af 2013 erstattet af en digital løsning, hvor arbejdsgiveren alene skal afgive oplysning om elevens løn én gang via AUB’s digitale selvbetjeningssider.

De realiserede gevinster af afskaffelsen af blanketten er mærkbare primært i forhold til sparret tid og forenklede processer for virksomhederne. Hvor de tidligere skulle udfylde blanketten, printe, underskrive, indscanne og fremsende til AUB, skal de i dag alene besvare to spørgsmål på selvbetjeningssiden. Denne løsning eliminerer også de tilbageløb, som der ofte var i forbindelse med at blanketterne ikke var korrekt udfyldt, eller at der manglede den uddannelsesaftale, som skulle ledsage indsendelsen. Efterfølgende refusionsreguleringer med tilbagevirkende kraft p.g.a. virksomhedernes manglende ansøgning er ligeledes elimineret med den digitale løsning, hvilket er tidsbesparende for både virksomhederne og AUB og biddrager til en bedre kundeoplevelse.

For AUB ligger effektiviseringsgevinsterne derudover i, at man ikke længere skal behandle indsendte blanketter, hvilket blev gjort manuelt, og at der ikke som tidligere er tilbageløb til virksomhederne.

Endelig giver den digitale løsning en systemunderstøttet validering af registreringerne, hvilket biddrager til at sikre, at registreringerne er korrekte og klar til anvendelse, når de tilgår AUB.

Styrelsen for It og Læring planlægger som anført i svaret til Virksomhedsforum en videreudvikling/omlægning af it-understøttelsen af indgåelse af uddannelsesaftaler, men udviklingen af denne er ikke påbegyndt. Projektet er aktuelt i analysefasen, hvor bl.a. ønsket til understøttelse af indsamling af information om, hvorvidt virksomheden skal udbetale voksenløn bliver behandlet. Inden der tages stilling til, om indsamlingen kan forgå i den nye løsning, eller om der skal være et link mellem de to systemer, skal mulighederne undersøges nærmere i samarbejde med AUB. Den nye it-løsning forventes, med de nuværende planer, i drift i løbet af 2018 eller i starten af 2019.

Vedr. Udbetaling af befordringstilskud samtidig med udbetaling af lønrefusion
Som beskrevet i svaret til Virksomhedsforum, overgik AUB til automatisk udbetaling af befordringstilskud sammen med lønrefusion i foråret 2014.

Med denne løsning har virksomhederne kunne fjerne en arbejdsgang, idet de ikke længere skal godkende befordringstilskuddet på selvbetjeningen, såfremt de er enige i beløbet.


Hvis virksomhederne tidligere ikke nåede at registrere eller bekræfte befordringstilskuddet indenfor 10 dage, ville de ikke modtage tilskuddet. Såfremt de blev opmærksomme herpå og kontaktede AUB, var det efterfølgende en manuel opgave for AUB at bringe det i orden. Denne situation opstår ikke med den nye løsning, hvilket betyder at virksomhederne automatisk får tilskuddet og at AUB sparrer tid på sagsbehandling og henvendelser.