Digitalisering af udbud fra offentlige myndigheder

Nuværende problem

Mange virksomheder (især små og mellemstore) finder det meget tidskrævende og besværligt at deltage i udbud fra offentlige myndigheder. Der skal ofte medsendes en stor mængde dokumenter og processen kan være meget uigennemskuelig og uigennemsigtig for virksomhederne. Det kan i yderste konsekvens forhindre nogle virksomheder i at byde og dermed forhindre en effektiv konkurrence.

Transaktionsomkostningerne ved udbud kan reduceres markant ved en digitalisering af offentlige udbud. Dansk Erhverv har i en analyse påvist, at erhvervslivet årligt bruger 4,6 mia. kr. på at give tilbud på udbud fra offentlige myndigheder. Det tal er for højt og kan nedbringes. Dertil kommer, at det offentlige beklager sig overhøje transaktionsomkostninger.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder, der giver tilbud på udbud fra offentlige myndigheder, dvs. virksomheder, der deltager i det offentligt-privat samarbejde. Det er virksomheder på samtlige markedsområder – lige fra fødevarer, it-ydelser, transport, videnrådgivning samt velfærdsydelser.

Forslag

Det foreslås, at der bliver gennemført lovgivning, der sikrer, at udbud omfattet af EU’s udbudsregler skal gennemføres digitalt. Digitale udbud vil indebære, at tilbudsafgivelsen, som minimum, sker på en digital platform. Fordelene ved digitale udbud er lavere udgifter til tilbudsafgivelse samt at risikoen for formelle fejl mv. reduceres.

Der har i en årrække været mulighed for digitale udbud. Til trods herfor, er digitale udbud stadig meget lidt udbredt. Derfor er der brug for lovgivning. Implementeringen af digitale udbud kan evt. gennemføres med inspiration fra den model, der blev brugt ved indførelse af e-faktura i det offentlige. Dvs. at effektiviseringsgevinsten bliver hjemtaget centralt på finansloven.

I en konkret udmøntning af digitale udbud kan der peges på forskellige modeller, herunder navnlig hvor store dele af udbudsprocessen, der skal foregå digitalt.

I Portugal har man digitaliseret ca. 75 pct. af alle udbud fra det offentlige, hvilket har mindsket bureaukratiet og de administrative byrder samt øget gennemsigtigheden og konkurrencen. Noget lignende kunne indføres i Danmark.

Yderligere oplysninger

Forslag nr. 24 fra ”Best Practice”-rapporten fra Stoibergruppen.

Virksomhedsforum foreslår, at udbud omfattet af EU’s udbudsregler gennemføres digitalt. Forslaget gennemføres.

Det er den danske regerings holdning, at udbud skal foregå så nemt som muligt, med færrest mulige transaktionsomkostninger. Regeringen støtter derfor en fuld digitalisering af udbudsprocessen. Anvendelse af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer vil også give de ordregivende myndigheder mulighed for at forhindre, opdage og afhjælpe fejl, der generelt skyldes forkert forståelse eller fortolkning af reglerne for offentlige indkøb.

EU-Kommissionen har fremsat forslag til modernisering af EU’s regler om offentlige indkøb. Forslaget indeholder blandt andet bestemmelser om fuldt elektronisk offentlige indkøb (e-indkøb) i EU, herunder krav om anvendelse af elektroniske midler ved offentliggørelse af bekendtgørelser, elektronisk tilgængelighed af udbudsbetingelserne samt fuld elektronisk kommunikation til og med modtagelsen af tilbud. Forslaget er fortsat til forhandling, men forventes vedtaget i andet halvår af 2013. Kravet om digitalisering forventes at blive en del af den endelige aftale, og den danske regering vil også fremadrettet støtte dette. Såfremt kravet, som forventet, bliver en del af aftalen vil den efterfølgende implementering medføre, at forslaget fra Virksomhedsforum er gennemført.

For så vidt angår udbud under tærskelværdierne er der i dag ingen krav om digitalisering i udbudsreglerne. Regeringen vil i forbindelse med implementeringen af de nye udbudsregler belyse, om kravene til digitalisering også bør finde anvendelse for udbud under EU’s tærskelværdier, og hermed om der også bør være krav om, at udbud under tærskelværdierne gennemføres digitalt.

Endelig skal det bemærkes, at mere avancerede e-udbuds instrumenter som E-fakturering og elektroniske udbudssystemer (dvs. software til elektronisk behandling af hele eller dele af udbudsproceduren) allerede anvendes i Danmark i dag. Det er dog erfaringen, at indførelsen af elektroniske indkøbssystemer kræver rigtig mange ressourcer, og det tager lang tid at opbygge systemerne og geare organisationerne og leverandørerne til at anvende systemerne.

Tidsramme:
Kommissionens forslag indeholder flere bestemmelser om obligatorisk anvendelse af elektroniske midler. Medlemsstaterne skal sikre, at al kommunikation og informationsudveksling foretages elektronisk senest to år efter implementeringsfristen. Kravet om elektronisk kommunikation finder dog ikke anvendelse, hvis informationsudvekslingen i det konkrete udbud kræver særlige redskaber eller filformater.

Det er på nuværende tidspunkt forventningen, at direktiverne vedtages endeligt i andet halvår af 2013. Hvis denne målsætning nås, skal digitaliseringen være gennemført senest inden andet halvår af 2017. Implementeringsfristen vil blive drøftet i udbudslovsudvalget, herunder om implementeringen kan se før 2017. Regeringen vil orientere Virksomhedsforum, når der er lavet en tidsplan for den danske implementering.

Forslaget er implementeret i 2018

Forslaget er implementeret i 2018, da bekendtgørelse om implementering af elektronisk kommunikation i udbud trådte i kraft (udstedt d. 30. november 2016).

Det følger af EU"s reviderede udbudsdirektiv, at alle EU-udbud fra oktober 2018 skal gennemføres elektronisk som e-udbud. Indkøbscentraler skulle bruge e-udbud allerede fra april 2017.

Udbudsloven blev vedtaget af Folketinget d. 19. november 2015 og trådte i kraft d. 1. januar 2016. Erhvervsministeren har i medfør af udbudsloven hjemmel til at fastsætte nærmere regler om e-udbud.

Det daværende Erhvervs- og Vækstministerium nedsatte i februar 2015 en arbejdsgruppe om e-udbud med henblik på at komme med anbefalinger til regeringen vedrørende de nærmere rammer for implementeringen af kravet om e-udbud, herunder hvilken overordnet model, der skal anvendes for e-udbud i Danmark.

På baggrund af udvalgets arbejde har Erhvervsministeriet efterfølgende udarbejdet bekendtgørelse om implementering af elektronisk kommunikation i udbud. Formålet med bekendtgørelsen er at implementere udbuds- og forsyningsvirksomhedsdirektivernes krav om anvendelse af elektronisk kommunikation i EU-udbud. Bekendtgørelsen trådte i kraft 1. juli 2018. Dog fandt reglerne for indkøbscentralers brug af e-udbud anvendelse pr. 1. januar 2017. Ligeledes blev det obligatorisk for ordregivende myndigheder at anvende den elektroniske udgave af det fælles europæiske udbudsdokument pr. 1. januar 2018.