Spring navigation over
Indhold start

Dokumentationskrav ved offentlige udbud

Dato18.03.2013
Nummer158

Status: Gennemføres
Implementeret
Læs mere om status

Modtag email når forslag ændrer status

 

Gennemføres ikke

Betyder, at regeringen har valgt ikke at gennemføre forslaget. Regeringen forklarer hvorfor.

Gennemføres delvist

Betyder, at enkelte dele ikke gennemføres eller gennemføres på en anden måde end Virksomhedsforum har foreslået.

Gennemføres

Betyder, at forslaget gennemføres og der iværksættes initiativer for at levere forenkling på området.

Behandles

Betyder, at regeringen er ved at behandle forslaget fra Virksomhedsforum.

 

X

Nuværende problem

Mange virksomheder oplever et væld af dokumentationskrav ved offentlige udbud. Alt lige fra regnskabsoplysninger og ejerforhold til straffeattester for medarbejdere. Mange af disse oplysninger er allerede indberettet til forskellige offentlige instanser – f.eks. årsregnskaber. Dertil kommer at de offentlige indkøbere typisk vælger at bede om disse oplysninger på forskellige måder fra gang til gang. På den måde, opstår der store – og unødvendige – transaktionsomkostninger, uden at det giver værdi til opgaven. Samtidig er der risiko for formalia-fejl på grund af, at de samme oplysninger skal opgøres på nye måder ved hvert tilbud.

Dansk Erhverv og DI mener, at virksomhedernes og det offentliges omkostninger til at levere og kontrollere denne dokumentation kan reduceres ved, at det offentlige stiller færre og mere ensartede krav samt benytter standardskabeloner til beskrivelse af virksomhedsformalia.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder, der giver tilbud på offentlige udbud, dvs. virksomheder der har Offentligt-privat samarbejde. Det er virksomheder på samtlige markedsområder – lige fra fødevarer, it-ydelser, transport, videnrådgivning samt velfærdsydelser.

Forslag

Der indføres et princip om, at der kun anmodes om dokumentation ved offentlige udbud, hvor dokumentationen ikke i forvejen er indberettet af virksomheden til en offentlig myndighed. Virksomheden giver i forbindelse med afgivelsen af sit tilbud, den offentlige myndighed fuldmagt til at indhente de påkrævede informationer.

Derudover foreslås det, at der på tværs af alle udbud – eventuelt tilpasset de enkelte ydelsesområder – anvendes den samme standardskabelon til beskrivelse af virksomhedsformalia. Standardskabelonen kan indeholde: Virksomhedsoplysninger (navn, CVR-nr., bank, revisor og advokat), selskabsmodel, ejerforhold, bestyrelse osv., økonomiske nøgletal, organisatoriske nøgletal, forsikring, og evt. kvalitetsstyringssystem.

Endelig foreslås, at der f.eks. i regi af Rådet for Offentlig Privat Samarbejde bliver udarbejdet praktiske guidelines til offentlige udbydere med anbefalinger om relevant og nødvendige krav til dokumentation af formalia på forskellige brancheområder. Disse anbefalinger kan eventuelt senere gøres tilgængelige på Udbudsportalen.dk

Yderligere oplysninger

Foreningen af Offentlige Indkøbere, IKA, og DI Videnrådgiverne har udarbejdet en standardskabelon for videnrådgiver ydelser. Denne eksisterende skabelon er ved at blive videreudviklet i et samarbejde mellem følgende organisationer: DI Videnrådgiverne, Dansk Erhverv, IKA, KL, SKI, Danske Regioner samt en task-force under DANVA/F.R.I. Den kommende skabelon bliver en slanket version af den eksisterende. Den nye slanke version vil efterfølgende blive spejlet over i en standard for hvilke stamdata, som indkøberne bør anmode om ved digitale udbud.

Forslaget gennemføres.

Regeringen lægger stor vægt på, at nedbringe de omkostninger, der er forbundet med udbud for både offentlige ordregivere og private virksomheder. Derfor imødekommes forslaget om at nedbringe de omkostninger, der er forbundet med dokumentationskrav i forbindelse med udbud.

Regeringen lægger vægt på at finde en løsning, der medfører så store administrative lettelser som muligt. Derfor vil regeringen arbejde for en model, hvor den offentlige ordregiver alene anmoder den vindende tilbudsgiver om dokumentation. Denne model vurderes at medføre en væsentlig lettelse for alle virksomheder, der giver tilbud på offentlige udbud, herunder virksomheder der ikke tidligere har deltaget i en udbudsproces. Modellen vurderes således at indebære en mere omfattende administrativ lettelse end en model, som Virksomhedsforum har skitseret, hvor opgaven med at indhente allerede afgivet dokumentation overføres til de offentlige ordregivere. Samtidig vil en model, hvor det alene er den vindende tilbudsgiver, der anmodes om dokumentation, ikke øge byrden for de offentlige ordregivere. Det kan være med til at sikre, at offentlige indkøb bidrager mest muligt til en effektiv offentlig administration.

Det nye udbudsdirektiv fra EU forventes færdigforhandlet i 2013. Direktivforslaget indeholder bestemmelser om dokumentationskrav i forbindelse med udbud. Regeringen foretrækker en løsning, hvor der kun indhentes dokumentation fra den vindende tilbudsgiver, og arbejder i forhandlingerne på at trække forslaget i den retning. I en sådan model vil dokumentationskravet i forbindelse med selve tilbudsgivningen kunne erstattes af fx en tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver lever op til de forelagte dokumentationskrav.

Når direktivet er forhandlet på plads, vil regeringen igangsætte et arbejde med at undersøge, hvordan omkostninger i forbindelse med dokumentationskrav kan reduceres med afsæt i den fastlagte model. På baggrund heraf kan der igangsættes eventuelle initiativer, herunder eventuelt udvikling af standardskabeloner og guidelines angående dokumentationskrav. Behovet for dette skal afvejes i forhold til, om det bliver en realitet, at der kun skal indhentes dokumentation fra den vindende tilbudsgiver.

Herudover ønsker regeringen at reducere udfordringen ved eventuelle dokumentationskrav ved at gøre det muligt for virksomheder at anvende virk.dk, til at få tilsendt eller downloade en dokumentationsrapport - i form af den såkaldte serviceattest - digitalt. Denne dokumentationsrapport indeholder dokumentation for blandt andet gæld til det offentlige, strafbare forhold og konkurs.

Forslaget er implementeret i 2016.

Udbudsloven blev vedtaget af Folketinget d. 19. november 2015 og trådte i kraft d. 1. januar 2016. Det er som udgangspunkt kun den virksomhed, der vinder udbuddet, der skal aflevere fuld dokumentation, mens de øvrige virksomheder kan nøjes med at indlevere en egenerklæring – det såkaldte fælleseuropæiske udbudsdokument.

Det fremgår af de almindelige bemærkninger til udbudsloven, at loven vil medføre administrative lettelser for virksomheder, hvad angår ophævelse af annonceringskravet for udbud mellem 0,5 mio. kr. og EU’s tærskelværdier, ændrede dokumentationskrav ved bedømmelse af egnethed samt indførelse af obligatoriske e-udbud. Det var forventet, at de samlede lettelser ville udgøre i alt ca. 70 mio. kr. årligt. Idet det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) nu er taget i anvendelse, har det været muligt at foretage en måling af de faktiske konsekvenser. Ernst & Young har for Erhvervsstyrelsen udarbejdet en måling af de administrative konsekvenser ved ESPD’et, hvilket har vist, at de samlede administrative lettelser for indførelsen af ESPD’et til dokumentation af egnethed anløber 89,5 mio. kr. på samfundsniveau årligt.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (KFST) har offentliggjort en vejledning til EU-Kommissionens gennemførelsesakt om ESPD’et allerede i december 2015, for at give både ordregivere og tilbudsgivere mulighed for at sætte sig ind i den nye standardformular, inden den skulle i brug i forbindelse med de udbud, der skulle iværksættes under det nye regelsæt fra 1. januar 2016. Efterfølgende har KFST endvidere offentliggjort en vejledning til EU-Kommissionens elektroniske ESPD-tjeneste i marts 2016, samme måned som lanceringen af tjenesten.

Endelig skal det oplyses, at den tidligere Erhvervs- og Vækstminister Troels Lund Poulsen har rettet henvendelse til EU-kommissær Elżbieta Bieńkowska med anmodning om at simplificere ESPD’et med henblik på at reducere byrderne for virksomhederne.