Forenkling og reduktion af dokumentations- og kontrolbyrden ved opnåelse af strukturfondsstøtte

Nuværende problem

Virksomhederne skal dokumentere den medregnede timesats ved hver måneds lønseddel. Endvidere er fleksibel arbejdstid svært at håndtere i strukturfondsstøttede projekter.
En reduktion/ digitalisering af dokumentations- og kontrolbyrden ved opnåelse af strukturfondsstøtte vil gøre det langt mere overskueligt for virksomhederne at søge strukturfondsmidler. Forslaget vil derfor medføre en mærkbar sænkning af virksomhedernes administrative omkostninger.

Forslag

At oprette et system, der trækker lønoplysningerne automatisk (f.eks. via de oplysninger virksomhederne i forvejen afleverer til skattevæsenet). Det ville også afhjælpe problemet, at det i praksis er svært at håndtere fleksibel arbejds­tid hos projektmedarbejdere (hvis en medarbejder overskrider en måneds­norm, kan arbejdstimerne ofte ikke medtages).
Dette problem kunne også afhjælpes hvis tidsregistreringen blev koblet med en årsløn (et gennemsnit af det faktisk udbetalte) i stedet for som nu at være bundet af lønsedler for den enkelte måned.

Yderligere oplysninger

EU regler fastsætter en række overordnede krav til medlemslandenes kontrol af strukturfondsstøtte.

Regeringen ser positivt på forslaget om digitalisering af kontrollen. Erhvervsstyrelsen har allerede igangsat et projekt vedrørende forenkling af indrapporteringen af lønudgifter i strukturfondsprojekter. Dette projekt forventes afsluttet i 1. halvår af 2013, og resultatet heraf vil blive implementeret i den kommende strukturfondsperiodes regler.

 

Det bemærkes, at de nuværende forordningsregler om betalingsdokumentation umiddelbart er til hinder for, at indberetninger til e-indkomstregistret kan anvendes som dokumentation. Løsningen kræver derfor, at Kommissionen, Revisionsretten og Rigsrevisionen anerkender dokumentation via e-indkomstregistret som betalingsdokumentation. En yderligere udfordring består i, at oplysninger i e-indkomstregistret slettes efter 5 år, mens kontrolperioden for strukturfondsprojekter er længere. Regeringen arbejder i EU-regi for, at opbevaringsperioden for bilag i den kommende strukturfondsperiode bliver kortere end i dag.

 

Der arbejdes endvidere på, at der – hvor det er hensigtsmæssigt - kan indføres flere standardsatser for lønninger for perioden 2014-2020, således at dokumentationsbyrden for virksomhederne ad denne vej kan nedbringes.

 

Forslaget er implementeret i 2017.

Styrelsen har i september 2016 ændret reglerne for håndteringen af fleksibel arbejdstid for at tilgodese projektoperatørernes ønske om at simplificere bl.a. lønberegning og afstemning til interne regnskabssystemer.

For at imødekomme initiativet om at virksomhederne kan spare tid i deres beregning af støtteberettigede udgifter, har Erhvervsstyrelsen stillet et midlertidigt elektronisk værktøj til rådighed for projekterne.

Pr. 1. oktober 2017 er dette værktøj blevet erstattet af en digital løsning, hvor både registrering, lønberegning og indrapportering af udgifter foregår i samme system, således at både fejl og tid reduceres for virksomhederne. Den digitale løsning er implementeret for alle nye projekter samt en række eksisterende. Baggrunden, for, at Erhvervsstyrelsen ikke har implementeret den digitale løsning for alle eksisterende projekter, er, at kompleksitet i registrering, lønberegning og indrapportering stiger som følge af skift fra midlertidige værktøjer til digital løsning. Derfor bliver alle eksisterende projekter vurderet i forhold til kompleksitet og forbedringsmuligheder ved evt. overgang til den digitale løsning.

For så vidt angår forslaget om elektronisk træk af løndata, er det ikke muligt af forene nationale regler om, hvor længe data gemmes, med forordningskrav om opbevaringsperiode for bilag. Denne del af forslaget kan derfor ikke implementeres.

I øvrigt bemærkes det, at EU-Kommissionen løbende arbejder med en simplificeringsdagsorden, hvor bl.a. EU-reglerne om støtte til lønudgifter er i fokus. Erhvervsstyrelsen er i den sammenhæng opmærksom på muligheder for forenklinger, fx i form af kontraktansættelse på deltid, og forventer at implementere disse, så snart EU-reglerne giver mulighed herfor.