Spring navigation over
Indhold start

Effektiv implementering af VITAS

Dato08.11.2018
Nummer780

Status: Behandles
Læs mere om status

Modtag email når forslag ændrer status

 

Gennemføres ikke

Betyder, at regeringen har valgt ikke at gennemføre forslaget. Regeringen forklarer hvorfor.

Gennemføres delvist

Betyder, at enkelte dele ikke gennemføres eller gennemføres på en anden måde end Virksomhedsforum har foreslået.

Gennemføres

Betyder, at forslaget gennemføres og der iværksættes initiativer for at levere forenkling på området.

Behandles

Betyder, at regeringen er ved at behandle forslaget fra Virksomhedsforum.

 

X

Problem

Pr. 1 januar 2018 skal virksomheder benytte det elektroniske blanketsystem VITAS, når de ønsker at tilbyde en ansættelse med løntilskud, praktikforløb med virksomhedspraktik eller nytteindsats, ønsker at oprette en IGU-aftale eller at søge om tilskud til en voksenlærling. Ansøgning sker ofte i dialog med - og hjælp fra det lokale jobcenter.

Fremadrettet vil muligheden for at ansøge gennem VITAS blive udvidet, så virksomheder også kan søge om jobrotation, fleksjob samt mentor, hjælpemidler og personlig assistance. VITAS kan gøre ansøgningsprocessen omkring tilbuddene væsentlig lettere for virksomhederne, men det kræver visse tiltag, hvis virksomheder og myndigheder skal opnå de fulde effektiviseringsgevinster af VITAS.

Følgende handlinger kan lette brugen af systemet for virksomhederne:

  • Fyldestgørende introduktion til VITAS

Der mangler en fyldestgørende introduktion af systemet, der når ud til virksomhederne. Materiale, der kan hjælpe til at forklare, hvad de forskellige felter i VITAS betyder, hvor i organisationen opgaven mest hensigtsmæssigt kan placeres og hvordan man som virksomhed kan bruge systemet mest effektivt.

Særligt i større virksomheder kan de ønskede oplysninger, som skal indtastes i VITAS, være fordelt ud over en række jobfunktioner og det kan være forskellige medarbejdere rundt omkring i organisationen, der skal udfylde ansøgningerne. Forstår medarbejderen ikke betydningen af de enkelte felter kan konsekvensen bl.a. være, at processen tager unødigt lang tid, eller at der udfyldes ukorrekte oplysninger, som det tager lang tid at rette.

Hver gang en ny blanket integreres i systemet, betyder det en ændret arbejdsgang for virksomhederne.

Det er vigtigt med tydeligere information, som kan sikre en smidigere overgang til brug af systemet for virksomhederne. Et godt eksempel på fyldestgørende information og rådgivning fra myndighedernes side, der er nået bredt ud til virksomhederne, er de informationer og vejledninger, som virksomhederne modtog i forbindelse med implementeringen af den nye praktik-AUB-ordning. Her var meget klare beskrivelser og tydelig hjælp til at forstå ordningen.

  • Klar procedure for udfyldelse af ansøgninger

Der mangler en klar procedure for, hvem der håndterer og sikrer de forskellige informationer, der skal indtastes i ansøgningerne i VITAS. Hvilke oplysninger er det mest hensigtsmæssigt at virksomheden indtaster, hvilke informationer er det mere meningsfuldt at jobcenteret oplyser, og hvornår er det den enkelte person, der kommer ud på virksomheden, der skal angive oplysningerne?

I dag håndterer jobcentrene kontakten til virksomhederne meget uensartet på tværs af kommunegrænserne og det er meget forskelligt, i hvor høj grad de enkelte jobcentre hjælper virksomhederne med at udfylde ansøgningerne i VITAS. Servicen fra Jobcenterets side kan variere lige fra at jobcenteret sender en virksomhedspraktikant ud til arbejdsgiver med en seddel i hånden om, at der skal oprettes en ansøgning i VITAS, og så må arbejdsgiver selv finde ud af, hvordan systemet skal benyttes, til at en medarbejder fra jobcenteret tager ud på arbejdspladsen og hjælper lederen og tillidsrepræsentanten med at udfylde og skrive under på en ansøgning i VITAS på stedet.

Det er muligt for jobcenteret at lave en kladde på en ansøgning i systemet, som de kan sende til virksomheden, der så kan nøjes med at indtaste deres egne oplysninger og herefter godkende ansøgningen. Det sparer både jobcentrene og virksomhederne tid og sikrer samtidig, at informationer om personen, der skal ud på virksomheden, kun ligger i systemet.

Berørte virksomheder

Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering oplyser, at der i 2017, før systemet blev obligatorisk, var ca. 200.000 transaktioner og dagligt er der ca. 2.000-3.000 brugere af VITAS.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at

  1. Der udarbejdes en fyldestgørende vejledning om brug og omfang af VITAS til virksomhederne, og information herom sendes direkte til virksomhederne, f.eks. i deres e-boks.

  1. Der sikres en mere ensartet praksis på tværs af kommuner for udfyldelse af ansøgninger i VITAS, så både virksomheder og myndigheder har en klar forståelse af, hvem der udfører hvilke arbejdsgange og VITAS benyttes mest effektivt. F.eks. ved at rådgive kommunerne om, hvilken procedure, der må betragtes som mest hensigtsmæssig i forhold til at hjælpe virksomhederne bedst muligt.