Tydelig markering af kladder til sygefraværsanmeldelser i NemRefusion

Problem

NemRefusion er en portal, hvorigennem arbejdsgivere og selvstændige indberetter medarbejderes sygefravær og barsel samt ansøger om refusion for syge- og barselsdagpenge. I NemRefusion gemmes ufærdige anmeldelser af sygefravær som kladder i systemet. Dette er fornuftigt, da brugeren/virksomheden kan genfinde et dokument, der tidligere er påbegyndt. Det er dog ikke optimalt i et brugervenlighedsperspektiv, at disse kladder ikke markeres i systemet. Det kan derfor være svært i overblikket over alle sager/meddelelser i NemRefusion at se, hvilke sager der er kladder, og hvilke der ikke er. Dette er til irritation for brugeren, som skal bruge ekstra tid på at få overblik over påbegyndte sager.

Endvidere er det i NemRefusion muligt at modtage meddelelser, når det fx er tid til at søge om refusion igen, når en ikke-signeret indberetning er tæt på fristens udløb, eller ved andre relevante beskeder. Administratoren i virksomheden kan selv vælge, hvilke typer af meddelelser, man ønsker at abonnere på.

Når der er nye meddelelser til en virksomhed i NemRefusion, notificeres virksomheden dog ikke automatisk om dette. Derfor er virksomhederne nødsaget til aktivt at gå ind i NemRefusion for at tjekke, om der er nye meddelelser. For virksomheder, der ikke bruger systemet jævnligt, er der risiko for, at der kan gå lang tid, før man opdager en meddelelse. Konsekvensen af dette kan f.eks. være, at en virksomhed ikke opdager vigtige meddelelser før disses tidsfrist er overskredet, eller at der bruges unødigt tid på at tjekke indbakken i NemRefusion, på trods af at der ikke foreligger nyheder til virksomheden.

Berørte virksomheder

På årsbasis foretager virksomheder samlet set ca. 2 mio. anmodninger i NemRefusion, fordelt på bl.a. barsels-, sygdoms- og flexjobrefusion.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at kladder til sygefraværsanmeldelser i NemRefusion tydeligt markeres i overbliksmenuen (”Overblik over sager”) – så det for eksempel markeres enten i navnet på filen, eller ved et symbol som det kendes fra mange af de almindelige mailsystemer som Outlook m.fl.

Endvidere foreslår Virksomhedsforum, at der automatisk sendes en besked til den pågældende virksomheds mail eller e-boks, når der er nye meddelelser i NemRefusion. Afgørende er, at dette skal kunne slås til/fra alt efter den enkelte virksomheds behov, så virksomheder, der ikke ønsker den ekstra mængde e-mails, kan undgå dette.

Besvaret juni 2018

Forslaget gennemføres

NemRefusion implementerer den 19. maj 2018 nyt design. Her vil kladder stå som den øverste indberetning under en sag. KOMBIT har sammen med leverandøren vurderet, at et yderligere ikon ikke gavner brugervenligheden.

For brugere med mange indberetninger er den nuværende søgefunktion, hvor man søger på indberetningers status (kladde er en status), den bedste mulighed for at få en oversigt over kladder i løsningen. Søgefunktionen kan benyttes af alle brugere.

I efteråret implementerer NemRefusion en sms-funktion, der vil kunne fortælle, hvis der er nye beskeder i NemRefusion. Brugerne af NemRefusion skal aktivt tilmelde sig funktionen. Derudover samarbejder NemRefusion med virk.dk om at implementere NemRefusions meddelelser i Mit Virk. Her får brugere af virk.dk mulighed for at få samlet meddelelser fra de løsninger, de bruger på virk.dk.

De kommende løsninger forventes at imødekomme Virksomhedsforums forslag.