Retningslinjer for fristudsættelser

Problem

Offentlig digitalisering skal gøre det lettere at drive virksomhed og bidrage til regeringens målsætning om at reducere erhvervslivets byrder med 4 mia. kr. i 2020. For at fremme fokus på erhvervslivets rammevilkår i offentlig digitalisering, stiller Virksomhedsforum en række tværgående forslag til, hvordan offentlige, virksomhedsrettede digitale løsninger generelt kan forbedres.

Nedetid, særligt i spidsbelastningsperioder op mod frister, betyder unødigt besvær hos virksomhederne, der må afsætte ressourcer til at indberette uden for peak-tider (arbejdstid) eller forsøge at gennemføre en indberetning over flere omgange.

Det er svært helt at undgå nedetid. Men når obligatoriske indberetningssystemer er nede, så bør dette ikke forringe virksomhedernes retsstilling ved at forringe den tidsramme, som er lov/regel- fastsat til indberetningen. Dette bør særligt gælde for indberetninger, hvor overskridelse af fristen resulterer i en bøde eller afgift for virksomhederne.

Virksomhedsforum har behandlet problematikken tidligere i forslag 454 om ’udskydelse af frister ved nedetider på digitale løsninger’ fra februar 2015. Her påpeger Erhvervsministeriet i deres svar, at et princip om, at nedbrud ikke må komme virksomhederne til skade, er omtalt i forarbejderne til lov om ændring af forskellige lovbestemmelser om obligatorisk digital kommunikation m.v. (Lov nr. 1231 af 18. december 2012).

Af forarbejderne fremgår det blandt andet:

”Opstår problemerne tæt på fristen for indgivelse af meddelelsen, og kan problemerne føre til, at fristen med rimelighed ikke kan overholdes, anses meddelelsen for at være kommet frem inden for fristen, hvis den er tilgængelig for myndigheden inden for en rimelig tid efter, at forhindringen er ophørt. Det vil således ikke komme afsenderen til skade, at indberetningen m.v. modtages efter fristens udløb, hvis dette skyldes systemnedbrud hos myndigheden.”

Erhvervsministeriet skriver hertil i svaret, at det varierer fra sagsområde til sagsområde, hvordan dette princip håndteres i praksis. De nævner eksempelvis årsrapporter, som skal indberettes digitalt til Erhvervsstyrelsen, hvor ledelsen skal betale en afgift, hvis fristen overskrides. Fristen hos Erhvervsstyrelsen bliver forlænget, hvis styrelsens indberetningsløsning er utilgængelig 2 timer i træk på fristens sidste dag, eller hvis der sker sammenbrud i den digitale infrastruktur etc. som nævnt ovenfor. Det vil sige, at hvis der er tale om forhold, som ikke kan lægges virksomheden til last.

Der findes dog eksempler på, at princippet ikke iagttages i praksis - se afsnittet yderligere oplysninger.

Det foreslås derfor, at princippet skærpes ved, at der udarbejdes et sæt mindstekrav (retningslinjer) for fristudsættelser, som alle myndigheder skal følge ved nedbrud på indberetningsløsninger eller infrastruktur, der er nødvendig for at bruge eller tilgå løsningen, op mod bøde eller afgiftsbelagte frister. Dette kunne eventuelt baseres på Erhvervsstyrelsens principper eller med udgangspunkt i bemærkningerne til lov nr. 1231 af 18. december 2012.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder som er underlagt obligatorisk digital indberetning til myndigheder i forbindelse med frister, hvor overskridelse er bøde eller afgiftsbelagt.

Forslag

Virksomhedsforum forslår, at der udarbejdes et sæt mindstekrav (retningslinjer) for fristudsættelser, som alle myndigheder skal følge ved nedbrud på indberetningsløsninger eller infrastruktur, der er nødvendig for at bruge eller tilgå løsningen, op mod bøde eller afgiftsbelagte frister.

Dette kunne eventuelt baseres på erhvervsstyrelsens principper eller med udgangspunkt i bemærkningerne til lov nr. 1231 af 18. december 2012.

Yderligere oplysninger

Via dette link kan ses eksempler på situationer, hvor princippet om fristudsættelse ikke er iagttaget til ulempe for virksomhederne.

Besvaret februar 2019

Forslaget gennemføres delvist

Som det fremgår af det tidligere svar til VF-forslag 454 er det de enkelte myndigheders ansvar at sikre, at nedbrud i myndigheders it-systemer mv. ikke kommer virksomheder og borgere til skade, hvis nedbruddet sker tæt på udløb af en frist. På den baggrund anerkendes det principielt, at der ikke bør opkræves bøder fra virksomheder, såfremt det ikke har været muligt for virksomheden at overholde fristen på grund af nedbrud i it-systemer.

Dette princip er omtalt i forarbejderne til lov nr. 1231 af 18. december 2012 om ændring af forskellige lovbestemmelser om obligatorisk digital kommunikation m.v. (lovforslag nr. L 16 fremsat af erhvervs- og vækstministeren den 3. oktober 2012).

Erhvervsministeriet har gennemført en høring af myndighedernes praksis i forhold til fristudsættelser ved nedetid på erhvervsrettede digitale selvbetjeningsløsninger, hvor der pålægges bøde eller afgift ved for sen indberetning. Formålet har været at afklare om situationer, hvor princippet om fristudsættelse ikke er iagttaget, vedrører enkeltstående tilfælde inden for specifikke selvbetjeningsløsninger, eller om problemstillingen er generel og går på tværs af flere myndighedsområder.

Høringen viser, at alle myndigheder har en administrativ praksis for at udsætte fristen i tilfælde af nedbrud på indberetningsløsningen eller på infrastruktur, der er nødvendig for at bruge eller tilgå løsningen.

Regeringen finder, at der ikke er grundlag for at indføre nye fælles retningslinjer for alle myndigheder vedr. fristudsættelse, da alle myndigheder allerede har en administrativ praksis for fristudsættelse i tilfælde af systemnedbrud på indberetningsløsninger.