Indberetning af selskabsregnskaber til Erhvervsstyrelsen - varsler ved ændringer

Problem

Indsendelsen af selskabsregnskaber til Erhvervsstyrelsen sker i dag i høj grad digitalt, og Erhvervsstyrelsen har i den forbindelse lavet et system til indberetning - Regnskab 2.0.

Som en del af Regnskab 2.0 er der etableret en velfungerende teknisk løsning, der muliggør, at indberetning af selskabsregnskaber i XBRL-format kan foretages enkelt. XBRL-format bruges særligt af store selskaber og rådgivere, der skal indberette større mængder af data. Løbende vedligeholdelse og forvaltning af løsningen foregår nemt og smidigt, og der er ros til Erhvervsstyrelsens hotline for imødekommenhed og kompetent besvarelse af rådgivere og revisorers henvendelser.

Det er imidlertid bl.a. revisorernes og landbrugsrådgivernes oplevelse, at ændringer i den tekniske løsning hos Erhvervsstyrelsen ikke altid kommunikeres ud til virksomheder og rådgivere, hvilket skaber byrder for at tilpasse IT-løsninger. Dette har ved flere lejligheder betydet, at revisorernes og landbrugsrådgivernes IT-systemer ikke kan fungere inden den tilstrækkelige tilpasning er sket. Dette kan betyde, at rådgivere ikke er i stand til at gennemføre kunders indberetninger til tiden.

Problemet kalder på forbedrede procedurer omkring kommunikation, så påtænkte ændringer i Erhvervsstyrelsens IT-systemer altid varsles i god tid, herunder at nyeste dokumenter ajourføres og gøres tilgængelige på Erhvervsstyrelsens hjemmeside i god tid inden systemændringen.

I forbindelse med indsendelsen af selskabsregnskaber digitalt til Erhvervsstyrelsen sker der en række automatiske kontroller af det indsendte materiale i styrelsens system. For at sikre at indberettere og leverandører af løsninger til indberetningen kender disse regler, så udarbejder Erhvervsstyrelsen en beskrivelse af kontrollerne, der offentliggøres som ”Oversigt over Kontroller af forretningsregler”. Oversigten opdateres løbende. Problemet opstår, hvis denne oversigt ikke opdateres og offentliggøres i god tid inden ændringen i den tekniske løsning, da dokumentet også er et essentielt redskab i forbindelse med ændringer i indberetternes egne systemer.

Varslinger og ajourførte dokumenter vil hjælpe virksomheder og rådgivere med at overholde en række grundlæggende regler i årsregnskabsloven, idet kvaliteten af indberetningerne højnes. Dette reducerer risikoen for, at Erhvervsstyrelsen beder om en berigtigelse af selskabsregnskabet, hvilket igen sparer tid og penge for virksomhederne.

Berørte virksomheder

Større virksomheder, der indberetter selskabsregnskaber i digitale systemer, herunder rådgivere med direkte tilkobling af IT-systemer.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at Erhvervsstyrelsen altid giver hensigtsmæssige varsler vedrørende ændringer, herunder længere varsler ved større opdateringer, således at virksomheder og rådgivere kan tilpasse egne IT-systemer i forhold til ændringerne. Virksomhedsforum foreslår i den forbindelse, at Erhvervsstyrelsen kunne udarbejde nogle retningslinjer for varsling af ændringer.

Yderligere oplysninger

For et eksempel på Erhvervsstyrelsens oversigter over ”Kontroller af forretningsregler”, se eventuelt Erhvervsstyrelsens hjemmeside her.

Besvaret oktober 2017.

Forslaget gennemføres.

Det er vigtigt for Erhvervsstyrelsen, at digital indberetning af årsrapporten foregår smidigt og uden problemer for virksomheden og dens rådgivere.

Digital indberetning af årsrapporten foregår gennem styrelsens indberetningsløsning. I forbindelse hermed kan der forekomme tekniske tilpasninger af systemet, eksempelvis taksonomi-ændringer og ændringer i forbindelse med reglerne i modtagekontrollen. Ændringerne skyldes primært lovmæssige ændringer samt tilpasninger for at højne data- og regnskabskvaliteten.

I forbindelse med en ændring af eksempelvis taksonomien sender styrelsen den nye taksonomi i høring til interessenterne. Dette sker som udgangspunkt årligt. Efter endt høring tilrettes taksonomien, hvorefter den offentliggøres, så der kan ske de nødvendige tilpasninger på indberetters side. Styrelsen tilstræber at gøre dette i så god tid, så indberetters system er på plads i rette tid.

I forbindelse med ændringer af regler i modtagekontrollen meldes disse ligeledes ud i god tid, før de aktiveres, så der er mulighed for at forberede indberetters system på de nye tilpasninger. Opdateret dokumentation fremgår af styrelsens hjemmeside. Udover hjemmesiden kommunikerer styrelsen via nyhedsbrev.

I forlængelse af forslaget vil styrelsen uddybe og nedskrive retningslinjerne for kommunikationen med virksomhederne angående varslingen af ændringerne. Styrelsen vil samtidig tage kontakt til revisorerne og landbrugsrådgiverne for at sikre, at problemet løses.

Forslaget er implementeret i 2017.

Det er vigtigt for Erhvervsstyrelsen, at digital indberetning af årsrapporten foregår smidigt og uden problemer for virksomheden og dens rådgivere.

Digital indberetning af årsrapporten foregår gennem styrelsens indberetningsløsning. I forbindelse hermed kan der forekomme tekniske tilpasninger af systemet, eksempelvis taksonomi-ændringer og ændringer i forbindelse med reglerne i modtagekontrollen. Ændringerne skyldes primært lovmæssige ændringer samt tilpasninger for at højne data- og regnskabskvaliteten.

I forbindelse med en ændring af eksempelvis taksonomien sender styrelsen den nye taksonomi i høring til interessenterne. Dette sker som udgangspunkt årligt. Efter endt høring tilrettes taksonomien, hvorefter den offentliggøres, så der kan ske de nødvendige tilpasninger på indberetters side. Styrelsen tilstræber at gøre dette i så god tid, så indberetters system er på plads i rette tid.

I forbindelse med ændringer af regler i modtagekontrollen meldes disse ligeledes ud i god tid, før de aktiveres, så der er mulighed for at forberede indberetters system på de nye tilpasninger. Opdateret dokumentation fremgår af styrelsens hjemmeside. Udover hjemmesiden kommunikerer styrelsen via nyhedsbrev.

I forlængelse af forslaget vil styrelsen uddybe og nedskrive den allerede implementerede praksis i form af nogle retningslinjer for kommunikationen med virksomhederne angående varslingen af ændringerne. Dette sker forventeligt i 1. kvartal af 2018. Styrelsen vil samtidig tage kontakt til revisorerne og landbrugsrådgiverne for at sikre, at problemet løses.