Spring navigation over
Indhold start

Styrk brugervenligheden i e-Boks

Dato07.06.2017
Nummer673

Status: Gennemføres delvist
Læs mere om status

Modtag email når forslag ændrer status

 

Gennemføres ikke

Betyder, at regeringen har valgt ikke at gennemføre forslaget. Regeringen forklarer hvorfor.

Gennemføres delvist

Betyder, at enkelte dele ikke gennemføres eller gennemføres på en anden måde end Virksomhedsforum har foreslået.

Gennemføres

Betyder, at forslaget gennemføres og der iværksættes initiativer for at levere forenkling på området.

Behandles

Betyder, at regeringen er ved at behandle forslaget fra Virksomhedsforum.

 

X

Problem

Virksomhederne modtager ugentligt en relativt stor mængde post via e-Boks. Især i større virksomheder kræver det en del ressourcer og tid at fordele post fra e-Boks rundt til de relevante medarbejdere i organisationen samt holde overblik over de mange frister for tilbagemelding til det offentlige, som den enkelte mail indeholder. Dette skyldes særligt opsætningen i e-Boks, som umiddelbart ikke er udviklet til at skulle passe til interne forretningsgange i en større virksomhed, men i højere grad virker som en kanal for envejskommunikation fra det offentlige til virksomheden.

Eksempelvis kan man i e-Boks ikke videresende flere meddelelser på én gang til samme modtager, hvilket er til gene for både den medarbejder, som skal bruge tid på at distribuere indkomne meddelelser separat samt for modtageren, som modtager mange separate meddelelser i stedet for én samlet.

Derudover skal man ved videresendelse af post fra e-Boks indtaste mailadresser manuelt hver gang, da systemet ikke genkender tidligere anvendte mailadresser, og du har ikke mulighed for at oprette et arkiv/importere kontaktpersoner fra fx Outlook.

Samtidig kan det være svært at få overblik over hvilke mails, man allerede har videresendt i sin virksomhed, da de videresendte mails ikke markeres med fx en lille pil som det kendes fra andre mailsystemer, som mange virksomheder anvender. Samtidig vises videresendte mails ikke som læst, hvilket betyder, at efter videresendelse fra e-Boks indbakken skal beskeden enten åbnes eller manuelt markeres som læst.

Slutteligt skal den enkelte virksomhed have overblik over hvilke indberetninger, der foregår hvornår og til hvilke myndigheder. Når man som virksomhedstegner skal få overblik over sine leverancer til myndigheder skal man gennemgå sin e-Boks slavisk for at sikre, at alle deadlines indeholdt i de enkelte mails overholdes og for at sikre, at alle myndigheder modtager korrekte indberetningsdata.

For at denne øvelse bliver mere effektiv for både virksomhedstegner og myndighed, bør myndighederne have mulighed for at markere indberetningerne og kommunikere deadlines effektivt til virksomhedstegneren.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at e-Boks gøres mere brugervenligt ved i højere grad at bygge systemet op med funktioner som kendes fra de almindeligt udbredte mailprogrammer.

Konkret betyder dette blandt andet, at det skal gøres muligt

1) at videresende flere mails på én gang,

2) at gemme mailadresser i systemet og/eller at kunne integrere adresseliste/importere kontaktpersoner fra f.eks. Outlook, og

3) at videresendte mails i indbakken markeres som sådan fx ved en lille pil samt ved at den pågældende mail vises som værende læst.

Samtidig skal det være lettere at få overblik over frister for indberetning, hvilket kan imødekommes ved

1) at skrive frister for indberetning i emnefeltet,

2) at udbygge sorteringsfunktionen i e-Boks, så mails kan sorteres ud fra indberetningsfristen, samt

3) at udbygge søgefunktionen i e-Boks, så det bliver muligt at søge struktureret på indberetningsfrister.

Besvaret juni 2018

Forslaget gennemføres delvist

Det er allerede muligt i Digital Post-løsningen på virk.dk at opsætte automatisk videresendelse til sikre modtagersystemer. Virksomhedsforum foreslår, at denne videresendelsesfunktion udvides med en række yderligere funktionaliteter, således at virksomhederne får mulighed for at vedhæfte flere Digital Post-meddelelser per videresendelse; at det bliver muligt at gemme mailadresser, som indtastes i modtagerfeltet; og endelig at videresendte meddelelser får en grafisk markering samt vises som læst i indbakken.

Regeringen har i perioden 3. kvartal 2017 til 1. kvartal 2018 set nærmere på virksomhedsforums tre forslag i samarbejde med leverandøren og afklaret, hvorvidt ovenstående forslag til ændringer i Digital-Post-løsningen for virksomheder teknisk kan imødekommes. Det er vurderet, at forslagene kan imødekommes. Som følge heraf arbejdes der fra 2. kvartal 2018 på en teknisk implementering af de ovenfor nævnte tre ændringer i løsningen. Der sigtes mod en idriftsættelse heraf i løbet af 3. kvartal 2018.

Hvad angår Virksomhedsforums tre forslag om indsættelse af frister i emnefeltet på Digital Post-meddelelser samt sortering og søgemuligheder herfor, kan regeringen desværre ikke imødekomme en gennemførelse heraf. I regi af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi (initiativ 1.3) er de første analysefaser sat i gang for at kunne vise overblik over frister for borgere og virksomheder på tværs af offentlige myndigheder. Formålet hermed er blandt andet, at frister skal præsenteres i en kontekst, der er let at tilgå og hvor den enkelte virksomhed færdes, herunder på Virk. Første analyse vedr. brugernes behov for overblik er for nylig afsluttet. Rapporten indeholder visualiseringer af en række behov og funktionaliteter bl.a. vedr. oplysninger om virksomheders frister på tværs af myndighederne. Rapportens visualisering danner grundlag for det videre arbejde i initiativet med henblik på at imødekomme brugernes behov. Yderligere er formålet med initiativ 1.3 at myndighederne også skal udnytte mulighederne for proaktivt at meddele virksomheder om vigtige hændelser, der kan give en bedre brugeroplevelse og understøtte, at der reageres rettidigt på vigtig information. De første analysefaser omfatter ikke, hvordan visning af frister kan kobles til Digital Post, da dette ikke har været en del af aftalegrundlaget for initiativet. Det har dog været drøftet, hvordan frister kan vises i andre kanaler - bl.a. i Digital Post. I de videre analyser og pilotprojekter vil visning af frister i bl.a. Digital Post kunne indgå.