NemRefusion: Frister for anmeldelse af sygefravær

Problem

Anmeldelsesfrister for arbejdsgivers indberetning af medarbejders sygefravær reguleres af § 40 i sygedagpengeloven. For virksomheder, der udbetaler løn til medarbejdere under sygdom, skal fraværet anmeldes til kommunen senest 5 uger (35 dage) og tidligst 23 dage fra 1. fraværsdag. Tidsrummet fra 23. -35. dag er kalenderdage, dvs. der tages ikke højde for weekender eller helligdage. Dette efterlader et relativt kort tidsvindue for virksomhederne til at indberette i, hvilket er besværligt, særligt da det ofte ikke stemmer overens med lønperioden i virksomheden. Fristen er særligt et problem for små virksomheder, der ikke har en bogholder ansat på fuld tid, men i stedet fx kun har en bogholder inde én gang om måneden. Samtidig medfører det administrativt bøvl for virksomheden, at man aktivt skal huske på at indberette fraværet efter 23. fraværsdag i stedet for at kunne gennemføre indberetningen ved medarbejderens første fraværsdag, hvor virksomheden alligevel håndterer fraværssagen i egne sagsgange. Mange virksomheder håndterer tidsfristerne ved manuelt at lave en række kalenderpåmindelser, så de husker at indberette sygefraværet.

Virksomheden kan dog placere en tidlig anmeldelse af sygdom (dvs. inden den 23. fraværsdag) i et venteregister, men venteregistret indberetter ikke automatisk til myndigheden ved den 23. fraværsdag. Dette betyder, at virksomheden alligevel selv skal huske på at gå ind i NemRefusion for at gennemføre indberetningen af sygeanmeldelsen fra denne dato.

Som konsekvens heraf kan virksomhederne ende med at tabe penge på for sene eller glemte indberetninger. Dette kan i mange tilfælde undgås, hvis venteregistret automatisk indberetter sygeanmeldelsen, når den 23. fraværsdag passeres. Dette er særligt aktuelt i de tilfælde, hvor virksomheden i forvejen ved, at en medarbejders sygefravær vil strække sig længere end minimumsperioden på de 23 dage, dvs. fx i tilfælde hvor medarbejdere brækker et ben eller har gennemgået operationer med efterfølgende langtidssygemelding o. lign.

Berørte virksomheder

Fra maj 2016-april 2017 har virksomheder foretaget ca. 1,2 mio. anmodninger om refusion af sygdom.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at når en virksomhed indberetter en anmeldelse om sygefravær i venteregistret, skal indberetningen automatisk sendes til kommunen, når den 23. fraværsdag passeres.

For at imødekomme tilfælde hvor et sygefravær ikke bliver en sygedagpengesag, kan det overvejes, om ventelistesystemet skal kunne generere en notifikation, som sendes til virksomheden, umiddelbart inden indberetningen gennemføres, så virksomheden har mulighed for at ændre i denne, hvis det skulle være nødvendigt. Systemet skal i så fald sættes op, så virksomheden selv kan til-/fravælge disse notifikationer samt vælge, at notifikationerne permanent eller fra gang til gang skal sendes videre til tredjepart (fx en bogholder).

Yderligere oplysninger

Arbejdsgiveren skal alene anmelde sygefravær, som strækker sig ud over den periode, hvori arbejdsgiveren har pligt til at udbetale sygedagpenge (kaldet arbejdsgiverperioden på 30 kalenderdage). Arbejdsgiveren kan først anmelde sygefraværet til kommunen, når der er gået mindst 23 dage efter første sygefraværsdag. Denne frist er fastsat for at sikre, at kommunerne ikke bliver belastet af en lang række anmeldelser om sygefravær, som reelt aldrig bliver til sygedagpengesager for kommunen.

Tilsvarende er fristen for anmeldelse på senest 35. fraværsdag fastsat efter, at hvis sygemeldingen forventes at vare mere end 8 uger, har kommunen pligt til at følge op på den sygemeldte med en personlig opfølgningssamtale senest 8 uger efter første fraværsdag.

Forslaget lægger sig tæt op ad forslag nr. 1 fra 2012 (”NemRefusion skal være fleksibel vedr. fristerne for anmeldelse af sygefravær”). Dette blev ikke gennemført grundet hensyn til unødigt administrativt arbejde i tilfælde af for tidlig indberetning af sygefravær, der ikke bliver til en sygedagpengesag alligevel for kommunerne. Denne risiko vurderes at blive håndteret, hvis systemet sættes op til at kunne sende en notifikation, så virksomheden kan nå at reagere, hvis der skulle være ændringer, så en tidligt gennemført indberetning alligevel ikke skal blive til en sygedagpengesag.

Besvaret oktober 2017.

Forslaget gennemføres ikke.

Arbejdsgiveren skal indberette sygefravær i NemRefusion. Fraværet kan anmeldes til kommunen, når der er gået mindst 23 dage efter første sygefraværsdag. For at hjælpe arbejdsgiverne med at holde styr på indberetningerne og fristerne for anmeldelse har NemRefusion indbygget et frivilligt venteregister, som gemmer arbejdsgiverens indberetninger, der endnu ikke kan endelig anmeldes og afleveres til kommunen. Venteregistret giver besked til arbejdsgiveren, når det bliver muligt i forhold til tidsfristerne at lave anmeldelsen helt færdig.

Virksomhedsforum foreslår, at når en virksomhed indberetter en anmeldelse om sygefravær i venteregistret, skal indberetningen automatisk sendes til kommunen, når den 23. fraværsdag passeres.

Forslaget lægger sig tæt op ad forslag nr. 1 fra 2012 (”NemRefusion skal være fleksibel vedr. fristerne for anmeldelse af sygefravær”). Dette blev ikke gennemført for at undgå unødigt administrativt arbejde i tilfælde af for tidlig indberetning til kommunen af sygefravær, der ikke bliver til en sygedagpengesag alligevel. Denne risiko vurderes af Virksomhedsforum i dette forslag at blive håndteret, hvis systemet sættes op til at kunne sende en notifikation, så virksomheden kan nå at reagere, hvis en tidligt gennemført indberetning alligevel ikke skal blive til en sygedagpengesag.

Kommunerne skal i sygedagpengesager tilrettelægge og gennemføre et individuelt og fleksibelt opfølgningsforløb under hensyn til sygdommens karakter og sygemeldtes behov og forud­sætninger.

Når arbejdsgiverne skal anmelde sygefraværet til kommunen, skal det ske digitalt via NemRefusion. En arbejdsgiver, der udbetaler løn under en lønmodtageres sygefravær, skal anmelde sygefraværet til kommunen senest 5 uger efter 1. fraværsdag.

Arbejdsgiveren skal alene anmelde sygefravær som strækker sig ud over den periode, hvori arbejdsgiveren har pligt til at udbetale sygedagpenge (kaldet arbejdsgiverperioden på 30 kalender­dage). Det betyder, at arbejdsgiveren i disse tilfælde ikke må anmelde kortvarigt sygefravær, fx en uges influenza, til kommunen. Arbejdsgiveren kan således i NemRefusion anmelde sygefraværet til kommunen, når der er gået mindst 23 dage efter første sygefraværsdag. Denne måde sikrer både at arbejdsgiveren har en rimelig frist til at indberette sygefravær, og at kommunerne ikke bliver belastet af en lang række anmeldelser om sygefravær, som reelt aldrig bliver til sygedagpengesager for kommunen.

Begrundelsen for, at anmeldelsen ikke sendes automatisk fra venteregisteret er, at anmeldelsen ikke vil være udtryk for den faktiske situation, herunder om personen fortsat er syg. Det er derfor afgørende, at arbejdsgiveren, når anmeldelsen sker efter de 23 dage, bekræfter at oplysningerne er korrekte, herunder at lønmodtageren fortsat er syg, da det alene er i disse sager arbejdsgiveren må anmelde sygefraværet.

Forslaget om at generere notifikation til virksomheden, der så skal huske at stoppe en anmeldelse, inden den automatisk bliver sendt afsted, gennemføres derfor ikke.