Udarbejdelse af guideline for god forvaltningsskik i den digitale forvaltning

Problem

Offentlig digitalisering skal gøre det lettere at drive virksomhed og bidrage til regeringens målsætning om at reducere erhvervslivets byrder med 4 mia. kr. i 2020. For at fremme fokus på erhvervslivets rammevilkår i offentlig digitalisering, stiller Virksomhedsforum en række tværgående forslag til, hvordan offentlige, virksomhedsrettede digitale løsninger generelt kan forbedres.

De offentlige selvbetjeningsløsninger – uanset om de er rettet mod borgere eller virksomheder - er i dag en integreret del af den offentlige forvaltning. Det medfører, at forvaltningsretlige regler, principper og god forvaltningsskik skal overholdes, uanset at kommunikationen foregår digitalt. Et centralt princip i de forvaltningsretlige regler er myndighedernes vejledningspligt over for borgerne, hvilket i den digitale forvaltning kan oversættes til, at borgerens/brugernes informationsbehov skal tilgodeses gennem brugerfladen og den sproglige formidling i løsningen. En løsning, der ikke er brugervenlig, vil vanskeligt kunne være i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Rigsrevisionen har tidligere konkluderet, at en række undersøgte virksomhedsrettede løsninger ikke var brugervenlige. En survey foretaget af Ase i januar 2017 blandt 500 selvstændige erhvervsdrivende viste, at op mod en tredjedel af respondenterne havde problemer med at læse og forstå teksterne i de offentlige digitale løsninger. Fire ud af ti angav, at de ikke kan finde hjælp, hvis de har problemer med at anvende løsningerne.

Et øget fokus på god forvaltningsskik over for borgere og virksomheder samt forvaltningsmæssige principper og regler kan derfor være med til at fremme brugervenligheden og hensynet til brugerne blandt de myndigheder og leverandører, der udvikler og vedligeholder offentlige digitale løsninger.

Berørte virksomheder

Alle aktive virksomheder, der benytter offentlige selvbetjeningsløsninger.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at Digitaliseringsstyrelsen i samarbejde med Justitsministeriet, Erhvervsministeriet og de relevante statslige myndigheder udarbejder en samlet guideline til brug for offentlige løsningsejere og leverandører. Guidelinen skal tydeliggøre og formidle, hvordan offentlige selvbetjeningsløsninger indrettes, sådan at de er i overensstemmelse med god forvaltningsskik og de almindeligt gældende forvaltningsmæssige regler, der skal sikre borgerne og virksomheder i kontakten med offentlige myndigheder. Guidelinen færdiggøres og formidles senest medio 2018.

Yderligere oplysninger

Det fremgår af et notat fra Justitsministeriet fra november 2015, at Folketingets Ombudsmand har gjort opmærksom på, at der er et generelt problem med, at forvaltningsmæssige regler og principper glemmes ved indførelse af nye IT-løsninger. Ombudsmanden mener, at disse principper skal indtænkes allerede ved udviklingen af nye løsninger.

Ombudsmanden har udtalt sig konkret i sager, der vedrører IT-løsninger. Det gælder blandt andet en udtalelse vedrørende SKAT’s EFI-system i 2014, og en udtalelse i 2008 om vejledningen af borgere gennem udlændingemyndighedernes hjemmeside.

I regi af den gældende fællesoffentlige digitaliseringsstrategi arbejdes der i initiativ 2.1 med juridiske rammer for digital forvaltning, ligesom der i initiativ 1.2 om Bedre digital kommunikation udarbejdes reviderede krav til alle erhvervsrettede selvbetjeningsløsninger, portaler og komponenter bl.a. med henblik på at disse skal leve op til god forvaltningsskik. Ovenstående forslag er således et konkret indspil til, hvordan arbejdet kan målrettes og konkretiseres indenfor en konkret tidsfrist – og hurtigt muligt formidles til offentlige løsningsejer og leverandører.

Besvaret oktober 2017.

Forslaget gennemføres i betydelig grad.

Indenfor rammerne af Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2016-2020 og regeringens indsats i forhold til digitaliseringsklar lovgivning er der allerede en række konkrete og målrettede initiativer i gang, som tilsammen i betydelig grad forventes at dække efterspørgslen af en samlet guideline til indretning af offentlige selvbetjeningsløsninger.

Som led i initiativ 1.2 Bedre digital kommunikation under den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi vil der blive udarbejdet få centrale krav, som de obligatoriske selvbetjeningsløsninger, de erhvervsrettede selvbetjeningsløsninger samt portalerne (borger.dk, Virk og sundhed.dk) fremover skal leve op til. Kravene angår eksempelvis tilgængelighed, fællesoffentlig brugertest ved ny- og videreudvikling samt krav der udmønter god forvaltningsskik, som fx tydelig afsender, information og klarhed over den videre proces mv.

Kravene forventes at indgå i et katalog sammen med øvrige anbefalinger til gode digitale selvbetjeningsløsninger, som forventes offentliggjort i første halvdel af 2018. Anbefalingerne er rettet mod offentlige løsningsejere og leverandører, som kan anvende dem i forbindelse med udvikling af selvbetjeningsløsninger mv. Inden løsninger offentliggøres på Virk er det desuden normal praksis, at løsningerne gennemses med henblik på, at de overholder de fællesoffentlige krav, herunder fx krav om tydelig afsender.

Derudover er der i tilknytning til den eksisterende Vejledning om digitaliseringsklar lovgivning udarbejdet et notat af Justitsministeriet om forvaltningsretlige krav til offentlige it-løsninger. Heri er der vejledning om, hvilke forvaltningsretlige problemstillinger, der kan være grund til at være opmærksom på, ved indførelsen af digital sagsbehandling. Der findes således allerede en juridisk beskrivelse af en række relevante forvaltningsretlige krav i forbindelse med offentlige it-løsninger.

Endvidere er der i forbindelse med initiativ 2.1. Klare juridiske rammer for digital forvaltning under den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi nedsat et stående embedsmandsudvalg, som indsamler, screener og prioriterer tværgående juridiske udfordringer ved digital forvaltning med henblik på at skabe klare juridiske rammer for effektiv digital forvaltning. Udvalget skal bl.a. behandle spørgsmål om, hvordan det digitalt sikres, at borgere og virksomheder får tilstrækkelig vejledning, og spørgsmål om, hvorvidt partshøring kan digitaliseres. Udvalget vil således løbende komme med anbefalinger og løsningsmodeller til at håndtere juridiske udfordringer og dermed løbende bidrage til at styrke god forvaltningsskik i den digitale forvaltning.

Det er regeringens vurdering, at de igangsatte initiativer på nogle områder vil give mere konkrete og brugbare løsningsanvisninger i forhold til indretning af offentlige selvbetjeningsløsninger end der vil kunne opnås gennem den foreslåede samlede guideline. Men da der på nuværende tidspunkt ikke er planer om at udarbejde en samlet guideline, er det regeringens vurdering at Virksomhedsforums forslag om at udarbejde en samlet guideline for god forvaltningsskik gennemføres i betydelig grad.

Forslaget er ikke implementeret

Udviklingen af fælles krav til digitale selvbetjeningsløsninger, portaler og infrastrukturkomponenter under initiativ 1.2 Bedre digital kommunikation i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 forventes afsluttet i første halvdel af 2019 og efterfølgende implementeret. Kravene skal understøtte og bidrage til, at myndighederne fortsat har fokus på at overholde gældende lovgivning, når de udvikler digitale løsninger. Det gælder fx relevante forvaltningsretlige krav som vejledningspligten. Der vil som tillæg til kravene blive udviklet et vejledningsværktøj, som kan anvendes til at identificere hvilke af de fælles krav, der gælder for en konkret løsning.

Arbejdet med initiativ 2.1 Klare juridiske rammer for digital forvaltning i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 varetages af et embedsmandsudvalg, som løbende behandler tværgående, juridiske udfordringer ved digital forvaltning. Udvalget har i 2018 arbejdet med partshøringsbegrebet og afgørelsesbegrebet for digitale selvbetjeningsløsninger. Dette arbejde forventes at resultere i en ændring af forvaltningsloven i 2019, således at partshøring og meddelelse af afgørelse i visse tilfælde kan foretages i samme henvendelse.

Med initiativerne 1.2 Bedre digital kommunikation og 2.1 Klare juridiske rammer vurderes det, at forslaget fra Virksomhedsforum i høj grad imødekommes. Det forventes, at indsatserne vil bidrage til, at virksomhedernes kommunikation med de offentlige myndigheder i stigende grad bliver let og tilgængelig samtidig med, at principperne for god forvaltningsskik bliver en integreret del af de digitale løsninger.