Løbende tilpasning af Næste generation Digital Post (NgDP)

Problem

Den eksisterende Digital Post-løsning har medført en del henvendelser til Virksomhedsforum for enklere regler. Det drejer sig om bl.a. manglende oplysninger om attentionperson og emne i notifikationsmails, der kan være til stor gene for et stort antal daglige brugere. Disse uhensigtsmæssigheder bliver opdaget i forbindelse med den løbende anvendelse og kan være knyttet til brugsscenarier, som ikke har været fuldt belyst ved etableringen af systemet.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder, som skal benytte NgDP.

Forslag

NgDP bør tage højde for, at store it-systemer ikke kan specificeres fuldt ud i etableringsfasen men også i driftsfasen har behov for tilretning og videreudvikling, efterhånden som der modtages brugerfeedback.

Der bør således etableres en model for systematisk opsamling af feedback, og der bør fra starten afsættes ressourcer til tilretning og udvikling af nye funktionaliteter i hele driftsfasen, således at den ikke er statisk, indtil en tredje generation måtte blive lanceret.

Besvaret juni 2017.

Forslaget gennemføres.

Forslag 610 om løbende tilpasning af Næste generation Digital Post er relevant, idet der er behov for at justere og udvikle løsningen i forhold til behov. I den nuværende Digital Post-løsning varetages de løbende justeringer af driftsenheden i Digitaliseringsstyrelsen, der systematisk melder behov og ændringer ind til leverandøren. Erfaringerne herfra viser et behov for et hurtigere set-up, hvor Digitaliseringsstyrelsen har yderligere ejerskab og mulighed for at fortage ændringer og justeringer af løsningen.

Det kommende udbud vedr. Næste generation Digital Post vil derfor opdele og indkøbe løsningen, således Digitaliseringsstyrelsen netop får et tættere ejerskab og en bedre mulighed for hurtigere og løbende at ændre og tilpasse til brugernes behov. Det er en vigtig del af fremtidens løsning, at den er brugervenlig og nemmere kan udvikles.

Næste generation Digital Post stiller derfor krav til en fortsat systematisk model for udvikling af og ændringer til løsningen, som ligeledes er skitseret i forslag 610. Der er i den sammenhæng afsat midler til at udvikle og brugerteste løsningen undervejs, når behov opstår, så finansieringen heraf indgår, som en del af udviklingen af den kommende løsning.

I regi af analysearbejdet vedr. Næste generation Digital Post er der desuden indhentet viden om behov og udfordringer ved den nuværende løsning, der bliver inddraget i arbejdet med fremtidens løsning.

Næste generation Digital Post overtager, når kontrakten vedrørende den eksisterende Digital Post 2-løsning udløber 1. juni 2020.

Forslaget er implementeret i 2018

Digitaliseringsstyrelsen får med den nye Digital Post løsning (Næste generation Digital Post) et endnu tættere ejerskab og bedre mulighed for hurtigere og løbende at ændre og tilpasse løsningen til brugernes behov. Udbuddet af Næste generation Digital Post afvikles fra ultimo 2017 til ultimo 2018, og den nye løsning overtager, når kontrakten med den nuværende leverandør udløber i 2020.

Det er en vigtig del af fremtidens løsning, at den er brugervenlig og nemmere kan udvikles på baggrund af behov. Løsningen vil ligeledes muliggøre at myndigheder og leverandører bedre kan fordele og håndtere deres digitale post.

Den indhentede viden om behov og udfordringer ved nuværende løsning vil være en del af arbejdet med fremtidens løsning. Næste generation Digial Post vil ligeledes have en systematisk opsamling på myndighedernes og virksomhedernes anvendelse af løsningen.