Forenkling af den europæiske standardudbudsskabelon, ESPD

Problem

Den nye europæiske standardformular European Single Procurement Document, ESPD, benyttes af såvel offentlige ordregivere og virksomheder ved udbud af offentlige kontrakter om bygge- og anlægsopgaver samt vare- og tjenesteydelsesindkøb. ESPD’en blev indført i forbindelse med revisionen af EU’s udbudsdirektiver i 2013 og trådte i kraft i starten af 2016, med henblik på at gøre det lettere for virksomheder at deltage i offentlige udbud. Grundtanken bag ESPD’en er, at virksomhederne kan nøjes med at fremsende en ESPD i stedet for fuld dokumentation med årsregnskaber, serviceattester mv., når de byder på offentlige opgaver. Samtidig er ESPD’en digitaliseret med tanke på at gøre ESPD’en til et letanvendeligt redskab for virksomhederne.

Desværre er ESPD’en i praksis unødig kompliceret at udfylde, indeholder uklare og overflødige punkter samt har en del tekniske problemer i den elektroniske udgave. Disse problemer gør ESPD’en tung at håndtere og medvirker samtidig til, at virksomheder risikerer at blive dømt ukonditionsmæssige til tilbudsprocessen, hvis de afleverer en ESPD med fejl.

Virksomheder, der kun sjældent byder på offentlige opgaver (typisk mindre virksomheder) har særligt svært ved at udfylde ESPD’en, bl.a. fordi de ikke opøver en rutine i at udfylde formularen. Virksomheder bruger hver gang meget lang tid på at udfylde formularen, og det kræver mange ressourcer. Virksomhederne oplyser, at det ikke er ualmindeligt at bruge 3-4 timer på at udfylde skemaet. Dertil kommer naturligvis tiden på at udarbejde selve tilbuddet. Mange virksomheder har endvidere set sig nødsaget til at indhente ekstern juridisk bistand for at få hjælp til at udfylde formularen korrekt.

Følgende problemer medfører ESPD’en:

Uklare/overflødige punkter:

• Strukturen i ESPD'en sammenblander oplysninger, der er specifikke for det enkelte udbud og generiske for virksomheden. ESPD’en er ikke intuitivt opbygget og dermed vanskelig at forstå og udfylde korrekt.
• Ordregivere afgør, hvilke felter i ESPD’en, som er nødvendige for virksomhederne at udfylde. Det gælder eksempelvis i forhold til, hvilke udelukkelsesgrunde, der skal gælde for det konkrete udbud. De felter, som ordregiver ikke ønsker udfyldt, fremgår alligevel i ESPD’en. Det skaber uklarhed blandt virksomhederne om, hvad ordregiver ønsker udfyldt.
• Teksten i ESPD’en er nogle steder uklar, har nogle steder en tung juridisk sprogbrug eller henvisninger til certifikater, som ikke findes i pågældende branche.
• Referencer skal skrives i én lang køre, og opsætningen i den digitale løsning giver usikkerhed om, hvorvidt ordregiver kan se det hele. Ofte er der brug for flere end fem referencer, hvorfor nogle ordregivere anmoder om beskrivelse af referencer separat. Dette skaber dobbeltarbejde for tilbudsgiverene, da de dermed både skal udfylde ESPD og et bilag med næsten samme oplysninger.
• I nogle felter er der ikke plads til at skrive hele den relevante tekst, hvorfor dette må tilføjes i hånden i de tilfælde, hvor ESPD’en bliver printet.
• Regnskabsoplysninger angives i ESPD-skabelonen som dækkende hele kalenderår. Det skaber forvirring, da mange virksomheder afleverer regnskab skævt i forhold til kalenderåret.

Tekniske problemer:

• Hvis man gemmer en ESPD, der kun er delvist udfyldt, er al teksten væk, når man åbner igen.
• Up- og downloading af ESPD’en i elektronisk format er unødigt kompliceret, idet der skal benyttes XLM-filer, som ikke er læsebare med almindeligt standard software. Filerne er alene læsbare, når de åbnes via Kommissionens webbaserede ESPD-hjemmeside
  
  .
• Når virksomhederne vil genbruge en tidligere udfyldt version af ESPD ´en til et nyt udbud skal ESPD ´erne skrives sammen via Kommissionens ESPD- hjemmeside. Denne funktionalitet virker ikke, og derved er det ikke muligt at genbruge allerede udfyldt information.
• Brug af ID-nummer fra EU’s publikationskontor virker ikke.
• Udskriv-funktion giver rodet og ikke særligt præsentabel udskift. Virksomhederne er ærgerlige over dette, da materialet jo reelt er del af deres salgsmateriale, og virksomhederne ønsker ikke fremstår roede over for deres offentlige kunder.
• Virksomhederne har oplevet, at Alpha-funktionen (som muliggør, at tilbudsgiverne med ét klik kan meddele, at de overholder alle udelukkelsesgrunde) var usynlig online, men synlig i printet version. Det samme er oplevet med eksempelvis udvælgelseskriterier.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder, der byder på udbud efter EU-reglerne. Forslaget dækker over byggebranchen, men også virksomheder i andre brancher rammes. I Danmark og EU blev i 2015 offentliggjort henholdsvis 2.900 og 176.000 udbud.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår et eftersyn og en forenkling af ESPD’en i sin nuværende form. Dette kan bl.a. inkludere:

• En reorganisering af ESPD’ens struktur, da opbygningen af ESPD’en i dag sammenblander stamoplysninger fra virksomhederne med udbudsspecifikke oplysninger. Strukturen på ESPD’en fremstår ulogisk og uklar, hvilket skaber forvirring hos virksomhederne.
• Felter, der ikke ønskes udfyldt, bør udgå af ESPD’en. Dette bør – hvis muligt – også gælde afsnit, der er irrelevante i en national kontekst (f.eks. spørgsmålet om man er optaget på officiel liste over godkendte virksomheder).
• Der bør komme en advarsel op, hvis man mangler at udfylde felter, der skulle have været udfyldt
• Feltet til at skrive referencer ind i fungerer ikke optimalt. Dels er det ofte ikke nok med fem referencer, dels gør opsætningen det umuligt at lave beskrivelserne overskuelige.
• ESPD’en bliver typisk 16-18 sider lang, men denne kunne gøres kortere og mere overskuelig ved ikke at gengive hele teksten til alle krav, f.eks. udelukkelsesgrundene, som Kommissionen har angivet i ESPD-skabelonen. Ønsket er, at det alene er teksten fra ordregiver og tilbudsgiver, der er synlig.

Yderligere oplysninger

Det foreslås, at regeringen sender forslaget til REFIT-platformen med henblik på videre behandling.

ESPD’en er en gennemførelsesforordning udstedt i forlængelse af EU’s udbudsdirektiv og gælder direkte i alle EU- og EØS-lande. Grundideen med en standardformular og egen-erklæring i samme dokument er god. Standardformularen vil kunne skabe forenkling og færre byrder for både tilbudsgivere og de offentlige ordregivere, når problemerne, jf. ovenfor, bliver løst. Som ESPD’en er nu, skaber den store administrative byrder i form af særligt tidsforbrug samt usikkerhed om, hvorvidt ESPD’en er udfyldt rigtigt.

ESPD’en, som den ser ud i dag er væsentligt anderledes og mere omfattende end det, ordregivere og tilbudsgivere blev stillet i udsigt, da EU’s reviderede udbudsdirektiver blev behandlet politisk i 2013.

Besvaret marts 2017.

Forslaget gennemføres.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (KFST) har løbende arbejdet på at gøre ESPD’et så enkelt og fleksibelt som muligt, idet det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) er af stor betydning for ordregivere og tilbudsgivere.

Arbejdet har blandt andet bestået i - sammen med en række ligesindede medlemsstater - at blokere for vedtagelsen af EU-Kommissionens 1. udkast til ESPD’et samt deltagelse i en række efterfølgende forhandlingsmøder med EU-Kommissionen og de øvrige medlemsstater med henblik på at finde et fornuftigt kompromis. Der er på baggrund heraf udført tre separate høringer med tre forskellige udkast til gennemførelsesretsakt samt en høring af en prototype af den elektroniske ESPD-tjeneste. KFST har også løbende skrevet til EU-Kommissionens tjenestegrene med konstruktive forslag til forbedringer samt rapportering af diverse fejl, som er opdaget af brugerne og af styrelsen selv. Flere af disse fejl og mangler er allerede blevet rettet i EU-Kommissionens løbende opdatering af systemet. Dertil vil KFST på de fremtidige møder i det rådgivende udvalg for offentlige kontrakter (Advisory Committee on Public Contracts, forkortet ACPC) over for EU-Kommissionen fremhæve, hvor vigtigt det er, at ESPD’et indeholder så få felter som muligt med henblik på at sænke transaktionsomkostningerne.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er meget opmærksom på de vanskeligheder, som både virksomheder og ordregivere har oplevet i ESPD’ets første levetid. Indførslen af ESPD’et har medført betydelige administrative lettelser for virksomhederne. Således er lettelserne i november 2016 opgjort til 89 mio. kr.

Der er dog stadig en række uhensigtsmæssigheder ved ESDP'et, hvorfor regeringen vil arbejde på at forenkle på EU-niveau.

Regeringen har ultimo november 2016 taget kontakt direkte til Kommissær Elżbieta Bieńkowska vedrørende en forenkling af ESPD’et. Det planlægges endvidere, at der snarest bliver igangsat et nabotjek vedr. vores nabolandes erfaringer med ESPD’et, hvordan landene har fortolket ESPD’et samt hvordan de har implementeret ESPD’et. Nabotjekket vil derfor inkludere en række af de problemstillinger, som Virksomhedsforum har rejst. Endelig vil regeringen sende forslaget til REFIT-platformen med henblik på videre behandling.

Forslaget er implementeret i 2018

ESPD’et som det har været kendt og anvendt siden 2016 vil være blive endeligt udfaset i april 2019, hvor EU-tjenesten lukker. Allerede fra 1. juli 2018 har det været et krav i Danmark, at alle udbud skal gennemføres elektronisk. Derfor vil de elektroniske udbudssystemer i praksis være forpligtet til at integrere ESPD’et i deres IT-løsninger fremover. Dette arbejde har været i gang i en periode, og der vil være mulighed for at udbyderne kan forenkle ESPD’et, så det tilpasses det enkelte udbud.

Denne udvikling vil således fremover være fuldt markedsdrevet. Regeringen følger implementeringen af den løsningerne tæt og har løbende drøftelser med centrale interessenter for at sikre et fortsat fokus på et brugervenligt ESPD.