Spring navigation over
Indhold start

Flere oplysninger i notifikationsmails og -sms'er fra Digital Post

Sendt til Finansministeriet
Dato 02.02.2017
Nummer 608

Status: Gennemføres delvist
Læs mere om status

Modtag email når forslag ændrer status

 

Gennemføres ikke

Betyder, at regeringen har valgt ikke at gennemføre forslaget. Regeringen forklarer hvorfor.

Gennemføres delvist

Betyder, at enkelte dele ikke gennemføres eller gennemføres på en anden måde end Virksomhedsforum har foreslået.

Gennemføres

Betyder, at forslaget gennemføres og der iværksættes initiativer for at levere forenkling på området.

Behandles

Betyder, at regeringen er ved at behandle forslaget fra Virksomhedsforum.

 

X

Problem

Når virksomheder modtager notifikationsmails og -sms’er ved modtagelse af Digital Post er det afgørende, at de hurtigst muligt og med færrest mulige klik kan afgøre, hvem posten er til, hvem den er fra og kort hvad den vedrører Dette skyldes, at denne viden er vigtig både ift. at kunne tilgå den rette e-boks, hvis modtageren af notifikationen har adgang til flere e-bokse, men også i forhold til at kunne prioritere og planlægge tiden mest effektivt ift. hvilken post, der skal reageres på straks.

For så vidt angår sms’er, er Virksomhedsforum bekendt med, at der er en løsning undervejs ift. at angive CVR-nummer i notifikationssms’er, hvori det angives hvem posten er til og hvem den er fra. Virksomhedsforum hilser dette tiltag velkomment. Der er dog behov for også kort at oplyse, hvad posten vedrører.

For så vidt angår notifikationsmailen, er der i dag (som oftest, men ikke altid) oplysninger inde i selve notifikationsmailen om modtagers CVR-nummer, afsendermyndighed og emne. Nogle gange kan emnet fx være formuleret som ”Brev fra Erhvervsstyrelsen”, der ikke giver nogen værdi, idet det allerede er oplyst, at afsenderen er Erhvervsstyrelsen. Hvorimod et emne som fx ”vedr. Oprettelse af virksomhed” eller ”vedr. ”årsregnskab” er væsentligt mere sigende.

I forbindelse med notifikation om modtagelse af Digital Post om medarbejdere, vil det være hensigtsmæssigt, at man hurtigt kan afgøre, hvem posten vedrører. I disse tilfælde, bør emnet være den pågældende persons navn. Dvs. at notifikationen vil være ”Købmand Jensen A/S CVR-nr. 11223344 har fået post fra Assens Kommune vedr. Peter Jensen”.

I forbindelse med notifikationer på e-mails bør det endeligt være en mulighed, at myndigheden i emnefeltet af mailen kan tilføje kontaktperson/attention. Dette er særligt relevant i store virksomheder, hvor det kan være en stor administrativ byrde at skulle fordele al Digital Post til de rette medarbejdere, dels ofte betyder en forsinkelse i kommunikationen.

Det vil samtidig gøre det væsentligt hurtigere at få et overblik, hvis samme oplysninger fremgår af emnefeltet på notifikationsmailen, og ikke kun inde i mailen. For større virksomheder, der modtager store mængder af post, eller virksomheder, der administrerer andre virksomheder, vil det give et bedre samlet overblik over indbakken, at man ikke skal åbne alle mails først.

Det er forskelligt, hvilke virksomheder der primært orienterer sig via notifikationsmails og via sms’er. Der er derfor behov for, at alle oplysninger er med begge steder.

Berørte virksomheder

Alle virksomheder, men problemstillingen er ekstra relevant for større virksomheder eller notifikationsmodtagere, der administrerer flere andre virksomheder, fx bogholdere, revisorer, advokater eller andre personer, der modtager digital post på vegne af flere virksomheder.

Forslag

Virksomhedsforum foreslår, at følgende oplysninger bliver obligatoriske for myndighederne at angive i emnefeltet i både notifikationsmails og i notifikations-SMS’er:

CVR-nummer og navn på den virksomhed, som henvendelsen drejer sig om
Afsender af meddelelsen
Kort om emne for meddelelsen / evt. navn hvis relevant

Det bør endvidere være en mulighed (men ikke obligatorisk) for myndigheden at tilføje kontaktperson/attention.

Dvs. så der fx står:

”Købmand Jensen A/S CVR-nr. 11223344 har fået post fra SKAT vedr. vægtafgift”.

Eller:

”Købmand Jensen A/S CVR-nr. 11223344 har fået post fra Assens Kommune vedr. Peter Jensen”.

Eller:

”Købmand Jensen A/S CVR-nr. 11223344, Att. Henrik Sørensen har fået post fra SKAT vedr. vægtafgift”.

Yderligere info

Virksomhedsforum har tidligere rejst problemstillingen for regeringen i forbindelse med Virksomhedsforums indspil til regeringens målsætning om reduktion af erhvervslivets byrder med 3 mia. kr. frem mod 2020 (forslag nr. 2 side 11). Anbefalingerne herfra var dog ikke underlagt ”følg-eller-forklar”-princippet.

Besvaret juni 2017.

Forslaget gennemføres delvist.

Regeringen anerkender behovet og vil arbejde for yderligere information i de adviseringer, som virksomheder kan vælge at få, når de modtager nye Digital Post-meddelelser, og takker for det konkrete forslag.

Digitaliseringsstyrelsen kan oplyse, at der siden februar 2017 sættes modtagers cvr-nummer på adviseringer via SMS. Cvr-nummer i e-mail-advisering har været en integreret del af løsningen siden november 2013. Myndighedernes mulighed for at styre, hvilke informationer, der indsættes e-mailteksten, afhænger af myndighedernes lokale organisatoriske og tekniske setup. På den baggrund kan det ikke gøres obligatorisk for myndighederne altid at udfylde med bestemte informationer.

Digitaliseringsstyrelsen arbejder dog løbende på at forbedre servicen for erhvervslivet i forbindelse med Digital Post, blandt andet i vejledninger og anvisninger til myndighederne om, hvordan de bedst anvender Digital Post.

Næste generation Digital Post forventes at gå i drift per medio 2020. Det bemærkes, at der i regi af projektet arbejdes med et mere standardiseret meddelelsesformat, som vil forbedre rammerne for, hvordan myndighederne kan redigere de adviseringer, der sendes nye Digital Post-meddelelser. Hvorvidt det konkrete forslag fra Virksomhedsforum for enklere regler fuldt ud kan realiseres, afhænger blandt andet af tekniske forhold, som først afklares senere i projektets anskaffelsesfase samt nødvendigheden af at minimere risici i projektet.

Det bemærkes i øvrigt, at Digitaliseringsstyrelsen arbejder på, at Næste generation Digital Post i endnu større omfang end tidligere generationer af Digital Post, skal kunne tilpasses løbende, ikke mindst efter den egentlige idriftsættelse.

Det videre arbejde
Det omtalte behov for yderligere oplysninger i adviseringerne om ny Digital Post er kun i relativt begrænset omfang blevet synliggjort i forbindelse med behovsafdækningen ifht. Næste generation Digital Post. For at få kvalificeret input til det videre arbejde med behovet, vil Næste generation Digital Post-projektet meget gerne i kontakt med større virksomheder, der har sådanne behov, med henblik på at muliggøre en løsning, som både er til gavn for virksomhederne, realiserbar for projektet og implementerbar for myndighederne. Interesserede virksomheder er velkomne til at kontakte projektet via naestedigitalpost@digst.dk.

Såfremt Virksomhedsforum for enklere regler er interesseret i at få en nærmere introduktion til arbejdet med Næste generation Digital Post, stiller Digitaliseringsstyrelsen sig gerne til rådighed for en præsentation af projektet.